Governance, Risk & Compliance

5.1 Governance, Risk & Compliance

In deze update wordt gerapporteerd over onderstaande:

  • Governance
  • Risicomanagement
  • Compliance
  • Interne controles
  • Risicobeoordeling AW en WSW
  • Managementletter accountant

Governance
De Governance Code Woningcorporaties beschrijft aan de hand van 5 principes waar corporaties voor staan en naar willen handelen. De 5 principes zijn:

  1. Bestuur en RvC hanteren normen en waarden die passen bij de maatschappelijke opdracht,
  2. Bestuur en RvC zijn aanspreekbaar en leggen actief verantwoording af,
  3. Bestuur en RvC zijn geschikt voor hun taak,
  4. Bestuur en RvC gaan in dialoog met belanghebbende partijen,
  5. Bestuur en RvC beheersen de risico’s verbonden aan hun activiteiten.

De uitwerking van de Governancecode voorziet in een hoeveelheid aan structurele acties en verplichtingen voor het interne toezicht en het bestuur. Voor het verkrijgen van gestructureerd inzicht hebben VTW en Aedes daartoe een totaaloverzicht opgesteld.

  • Opstellen van een toetsingskader voor de RvC
    In 2022 is de visie op het besturen en toezicht houden vastgesteld. Het toetsingskader dient nog te worden herijkt. Vanwege grote drukte is het er nog niet van gekomen.
  • Bestuur en RvC hebben een visie op opdrachtgeverschap en het beleid van aanbestedingen
    Het geactualiseerde inkoop- en aanbestedingsbeleid is door het bestuur vastgesteld in juni 2024.
  • Actualisatie Governance-checklist, zoals die door VTW en Aedes is opgesteld.
    In Q4 is de Governance-checklist gescreend op actualiteit. Er zijn aandachtspunten naar voren gekomen, die in 2025 worden opgepakt.

Risicomanagement
Eind 2024 zijn de top- en verhoogde risico’s in samenspraak met het MT en de RvC geactualiseerd. De uitkomst is dat er 3 top-risico’s zijn, dit zijn de navolgende:

  • 25 Politieke onvoorspelbaarheid
  • 20 Funderingsproblematiek
  • 15 Kwaliteit stamdata in primair systeem

De getallen zijn de netto-scores van de uitgevoerde kans maal impact analyse, beide op een schaal van 1 tot en met 5. Onderstaand wordt op een toelichting gegeven.


Funderingsproblematiek
Een actueel risico in de sector is op dit moment de funderingsproblematiek. Funderingen zijn niet berekend op het fluctuerende waterpeil, wat kan leiden tot veiligheidsissues en mogelijk kostenherstel. Daarnaast zorgen alle (energetische) verbeteringen voor extra gewicht op de fundering, waar deze niet altijd op zijn berekend. De vraag op dit moment is niet of we te maken krijgen met funderingsproblematiek, maar waar, wanneer en in welke omvang. De kans is daarom ingeschat op een 5, aangezien het vrijwel zeker is dat we hiermee te maken gaan krijgen. De impact is ook geschat op een score 5, aangezien dit al snel tot een financiële schade kan leiden die groter is dan € 5 miljoen. Er wordt momenteel onderzocht wat de funderingsproblematiek voor Accolade gaat betekenen. Juist de onzekerheid in de uitkomst maakt dat dit risico als top risico wordt gezien. Zodra er meer duidelijkheid is over de stand van zaken, wordt duidelijker wat de impact is en op wat voor termijn hier actie op ondernomen moet worden. Bruto score = 25 Netto score = 25

Politieke onvoorspelbaarheid
Een risico wat zich de laatste jaren meerdere keren heeft voorgedaan is de onvoorspelbaarheid van de politiek. Zo heeft de corporatiesector twee keer een huurverlaging door moeten voeren en heeft er ook een huurbevriezing plaatsgevonden. Ook de NPA is een voorbeeld van de politieke onvoorspelbaarheid, met name de aanpassingen die worden doorgevoerd. Bruto gezien is de kans dat zich voordoet een 5, dit heeft zich al bewezen. De impact komt ook op een 5 uit. Door zo goed en snel mogelijk in te spelen op de actualiteiten hoopt Accolade de impact te kunnen verkleinen naar een score van 4. Bruto score = 25 Netto score = 20

Kwaliteit stamdata in primair systeem
Het samenvoegen van de vijf corporaties in een systeem heeft destijds geleid tot verschillen, wat aan het licht kwam bij de overgang naar waardering op marktwaarde. Eind 2020 zijn we vervolgens overgegaan op Tobias, waarbij diverse systemen zijn samengevoegd en geconverteerd. Daarnaast is er niet altijd voldoende bewustzijn onder het personeel over de juistheid van data en is niet altijd duidelijk hoe data verwerkt dient te worden. Dit zorgt voor het risico dat we onvoldoende kwaliteit hebben in de stamdata, waardoor uiteindelijk verkeerde beslissingen kunnen worden genomen, huurders verkeerd worden geïnformeerd of niet kan worden voldaan aan wet- en regelgeving. Ook kunnen uitkomsten van huurprijzen of marktwaarden hierdoor onjuist zijn. We zijn ons ervan bewust dat een hogere kwaliteit van stamdata op dit moment gewenst is, de kans is daarom ook gescoord op een 5. De impact kan groot zijn op het moment dat niet aan wet- of regelgeving worden voldaan. Daarnaast heeft dit impact op een groot deel van de collega’s binnen Accolade. De verwachting is niet dat dit direct zal leiden tot een schade groter dan € 1 miljoen. De impact is daarom gescoord op een 4. Met procedures, werkinstructies en 2e lijn controles met betrekking tot datakwaliteit wordt de impact iets verkleind, waardoor deze netto op een score van 3 uitkomt. In 2025 zal dit risico meer aandacht krijgen, zodat de impact verder kan worden verlaagd.


Soft Controls
Soft Controls blijven aandacht houden en het geven van workshop is ingebed in de organisatie. De bredere aandacht onder de medewerkers voor risicomanagement en soft controls krijgt een vervolg. Gezien de agenda c.q. planning wordt het vervolg gepland in het tweede halfjaar.De insteek worden de meest belangrijke (deel)processen binnen Accolade, die bij voorkeur afdeling overstijgend zijn. Het denkkader van de soft controls blijft onderdeel van de workshops. Deze keuze is enerzijds gemaakt vanuit de gedachte dat het voor medewerkers tastbaarder is en anderzijds is het minder bewerkelijk voor de begeleiding vanuit Planning & Control.In 2024 zijn twee workshops gehouden:

  • Op verzoek van de RvC heeft in april een workshop plaatsgevonden, waarbij Governance het thema was,
  • In november is een workshop gehouden omtrent de kwaliteit van Vastgoeddata in het primair systeem.

Compliance
Voor 2024 stonden geen specifieke acties op het programma, waar uiteraard wel de actualiteiten goed werden gevolgd en waar nodig binnen de organisatie aandacht voor is gevraagd.

Daarnaast is de compliance-groep uitgebreid met de bestuurssecretaris, de manager financiën en een financial controller, die zich bezighoudt met risk. Door deze toevoegingen is er meer expertise in de groep gekomen, die elkaar versterkt in de diverse onderwerpen.

Interne controles
Het intern controleplan 2024 is opgebouwd uit enerzijds de interne controle maatregelen vanuit de key controls en anderzijds de regulier uit te voeren interne controles. Tezamen zijn het circa 60 periodiek uit te voeren controles.

De opgelopen achterstand is voor het overgrote deel ingelopen in T3, dit ondanks een langere sabbatical van één van de financial controllers. Het was een bewuste keuze voor de afwezigheid van 4 maanden geen vervanging in te gaan huren en het als team Planning & Control met elkaar op te vangen.

De uitgevoerde interne controles vormen geen aanleiding voor verdiepend onderzoek of analyse.

Risicobeoordeling door AW en WSW
Door de AW en het WSW worden periodiek risicobeoordelingen uitgevoerd. De constateringen en aanbevelingen zijn terug te vinden in de betreffende correspondentie.

In 2024 zijn de navolgende brieven ontvangen van AW en WSW:

  • 24 juni 2024; brief van het WSW, waarin het nieuwe borgingsplafond is afgegeven,
  • 25 november 2024; brief van het WSW naar aanleiding van uitgevoerde risicobeoordeling, 
  • 29 november 2024; brief AW inzake beoordeling rechtmatigheid verslagjaar 2023,
  • 12 december 2024; brief Aw naar aanleiding van twee gesprekken met het Bestuur.

In de diverse brieven van Aw en WSW zijn punten van aandacht benoemd. Hiervan is een actielijst opgesteld, die periodiek wordt geactualiseerd voor monitoring van de opvolging.

Managementletter accountant
Naar aanleiding van de interim controle 2024 is door de accountant de managementletter uitgebracht. De daarin vermelde bevindingen en aanbevelingen zijn bijeengebracht in een actielijst. Hiervan verschijnt periodiek een update met de stand van zaken inzake opvolging van de actiepunten.