Introductie
Het risicomanagement proces binnen Accolade is een continue cyclus van bewustwording, sturing en verbetering. In onderstaande afbeelding wordt dit proces weergegeven. Aan de hand van de stappen uit de afbeelding wordt het proces toegelicht.
Stap 1: Risico's identificeren
Planning & Control plant jaarlijks een gesprek met elke risico-eigenaar om de relevante risico’s te analyseren, actualiseren en nieuwe risico’s te identificeren. Naast een omschrijving van het risico wordt in kaart gebracht wat mogelijk oorzaken en gevolgen van het risico zijn. Dit wordt uitgewerkt volgens de Bow-Tie methode, welke in hoofdstuk 8 nader wordt toegelicht.
De totale jaarlijkse actualisatie wordt in het MT besproken. Daarnaast wordt de actualisatie gedeeld met de RvC, waarna ook vanuit de RvC input wordt gegeven.
Stap 2: Risico's beoordelen
Risico’s worden beoordeeld op kans en impact, zonder rekening te houden met de huidige beheersmaatregelen. Dit is de bruto score. De kans wordt gescoord aan de hand van een vijfpuntschaal, variërend van een zeer lage kans tot een zeer hoge kans. Dit wordt gedaan aan de hand van de volgende kans-scoretabel.
| Score | Kans |
|---|---|
| 1 | Zeer laag |
| 2 | Laag |
| 3 | Gemiddeld |
| 4 | Hoog |
| 5 | Zeer hoog |
De impact wordt ook gescoord aan de hand van een vijfpuntschaal, waarbij verschillende impact categorieën worden gehanteerd. Uit de verschillende impact categorieën wordt de hoogste score gehanteerd in de beoordeling. In de volgende tabel zijn de categorieën én de scores weergegeven.
| Score | Realisatie van strategische doelen | Financieel | Impact op huurders en dienstverlening | Reputatie en vertrouwen | Wet- en regelgeving | Veiligheid |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Beperkte vertraging | < € 50.000 | Beperkte hinder voor enkele huurders | Intern bekend | Kleine afwijking | Geen letsel |
| 2 | Kleine bijsturing nodig | € 50.000 - € 250.000 | Merkbare hinder voor kleine groep huurders | Lokale aandacht | Incidentele overtreding | Licht letsel |
| 3 | Doelstelling gedeeltelijk niet haalbaar | € 250.000 - € 1 miljoen | Verstoring voor meerdere complexen of wijken | Regionale aandacht | Formele bevinding accountant of toezichthouder | Een gewonde |
| 4 | Belangrijke strategische doelstelling(en) in gevaar | € 1 miljoen - € 5 miljoen | Ernstige verstoring voor groot deel van huurders | Landelijke aandacht | Handhaving of sanctie | Een ernstig gewonde |
| 5 | Meerjarige strategische ambities niet haalbaar | > € 5 miljoen | Grote maatschappelijke impact of uitval primaire dienstverlening | Langdurige reputatieschade en verlies van vertrouwen | Ernstige overtreding met hoge boetes of ingrijpen toezichthouder | Overlijden of meerdere (ernstig) gewonden |
De totale bruto score wordt bepaald door de kans maal impact. De uitkomst is minimaal 1 en maximaal 25.
Stap 3: Beheersmaatregelen in kaart brengen
Er wordt bepaald of de bruto scores van de risico’s binnen de vastgestelde risicobereidheid vallen. Als dit het geval is worden dit acceptabele risico’s genoemd. Als de bruto score boven de risicobereidheid valt, betreft het in eerste instantie een verhoogd risico. Van alle verhoogde risico’s worden de bestaande beheersmaatregelen in kaart gebracht.
Vervolgens worden de verhoogde risico’s opnieuw gescoord, dit keer rekening houdend met de bestaande beheersmaatregelen, ook wel de netto score genoemd. De beheersmaatregelen worden per verhoogd risico volgens de 6W-methode uitgewerkt en tevens toegevoegd aan Bow-Tie uitwerking van het risico. De 6W-methode wordt in hoofdstuk 8 verder toegelicht.
Stap 4: Risico's beheersen
Een verhoogd risico met een netto score die lager is dan de risicobereidheid wordt een beheerst risico genoemd. Hier zijn geen aanvullende beheersmaatregelen nodig. Indien de netto score hoger is dan de risicobereidheid, dan wordt het een top risico. Een top risico krijgt aanvullende aandacht, dit kan op één van de volgende manieren:
- Aanvaarden: het restrisico wordt bewust geaccepteerd en de gevolgen worden gedragen als het risico zich voordoet. Dit kan bijvoorbeeld als een risico erg lastig is te beïnvloeden.
- Beheersen: het nemen van strengere- of extra maatregelen, waarmee de kans of impact wordt verkleind totdat de netto-score binnen de risicobereidheid valt.
- Delen: feitelijk is dit een vorm van beheersen, waarbij het risico wordt gedeeld met een andere partij. Een voorbeeld hiervan is het afsluiten van een verzekering, waarbij het financiële risico wordt verschoven naar de verzekeraar.
- Vermijden: de activiteit die het risico veroorzaakt wordt gestaakt, zodat het risico niet meer kan voorkomen.
Stap 5: Risico's monitoren en rapporteren
Accolade werkt volgens het Three Lines model, welke als volgt wordt toegepast:
- De 1e lijn:
- is primair verantwoordelijk voor een goede interne beheersing en verantwoording;
- voert de 1e lijn controles zelf uit, met behulp van de door de 2e lijn aangereikte technieken.
- De 2e lijn:
- stelt op basis van de opgestelde beheersmaatregelen een intern controleplan op;
- geeft uitvoering aan de interne controles uit het intern controleplan;
- is verantwoordelijk voor de juiste en tijdige verantwoording in de tertiaalrapportage. Dit bevat onder andere de bevindingen uit de interne controles en ontwikkelingen m.b.t. de top- en verhoogde risico’s.
- stuurt gedurende het jaar bij, indien beheersmaatregelen niet het gewenste effect hebben.
- De 3e lijn:
- voert op verzoek van Bestuur en/of RvC interne audits uit, om aanvullende zekerheid te geven over de kwaliteit van sturing en beheersing;
- is in staat om inconsistenties in de opzet en het bestaan van het risicomanagement binnen Accolade te analyseren en zichtbaar te maken.