1 Doelstelling en reikwijdte

Het doel van dit investeringsstatuut is het benoemen en vastleggen van kaders en normen voor vastgoed(des)investeringen binnen Accolade. Het investeringsstatuut beschrijft de bevoegdheden, de besluitvorming, het proces en het toetsingskader.

 Investeringen worden gedefinieerd als de inzet van financiële middelen die gericht zijn op een in- of uitbreiding, een verandering of een verbetering van het (bestaande) vastgoed. Dit statuut heeft betrekking op het navolgende type (des)investeringen: 

• In- en uitbreidingsnieuwbouw,
• Sloop met vervangende nieuwbouw,
• Renovatie en woningverbetering, in combinatie met (planmatig) onderhoud en verduurzaming,
• Aankopen grond en/of vastgoed,
• Complexgewijze verkopen. 

Het investeringsstatuut heeft tot doel:

• Transparant en beheersbaar om te gaan met investeringen binnen de kaders van de bestaande wet- en regelgeving en te ondersteunen in het maken van keuzes en de beheersing van het proces,
• Het scheppen van kaders voor investeringsbesluiten,
• Het vaststellen van beoordelingscriteria voor investeringsbesluiten,
• Het vaststellen van verantwoordelijkheden van RvC en Bestuur,
• Een toetsingskader bieden aan onder andere de RvC voor het invullen van de toezichthoudende rol.

 De hoofdlijnen van de besluitvormingsprocedure, operationele procedures en kaders waarbinnen Accolade haar investeringsactiviteiten uitvoert, zijn vastgelegd in de navolgende documenten.

Met het investeringsstatuut geeft Accolade invulling aan de vigerende wet- en regelgeving, waaronder de Woningwet en de Governancecode Woningcorporaties. Onderhavig investeringsstatuut maakt onderdeel uit van de governance structuur van Accolade en is onlosmakelijk verbonden met de documenten zoals opgenomen in bovenstaande tabel.

De (des)investeringen betreffen zowel het DAEB als het niet-DAEB vastgoed. Indien verschillende kaders, processen of rapportages voor DAEB of niet-DAEB worden gehanteerd, wordt dit expliciet opgenomen in het investeringsstatuut.

Door de portefeuillemanager wordt het portefeuilleplan opgesteld dat een doorkijk geeft van het gewenste woningbezit, zowel kwantitatief als kwalitatief, dit met een tijdshorizon van 15 jaar. Daaruit volgt het advies voor het te voeren (des)investeringsbeleid.

Dit beleid wordt vorm en inhoud gegeven aan de hand van het integraal vastgoedsturingsmodel. Met dit model is c.q. wordt de gehele portefeuille in beeld gebracht voor de korte, middellange en lange termijn. De feitelijke uitwerking vindt plaats via het vastgoedsturingsproces. Voor een schematische weergave van het proces wordt verwezen naar bijlage A.

Het initiële initiatief voor een project kan uit meerdere bronnen bestaan, zoals daar zijn:

• Vanuit het integraal vastgoedsturingsproces, specifiek de complexsessies,
• Aanbod voor invulling van een locatie,
• Aanbod voor overname van bestaand bezit.

In 2023 is het investeringsproces tegen het licht gehouden. Daarvoor waren meerdere aanleidingen:

• Er wordt een toename van het aantal projecten voorzien,
• Het ontwikkelproces dient waar mogelijk versneld te worden,
• De voorspelbaarheid van de planning en realisatie dient vergroot te worden,
• Investeringen dienen slimmer en gerichter te worden gedaan.

A. Initiatief-fase
In de initiatieffase wordt invulling gegeven aan óf de transformatie vanuit het portefeuilleplan óf aan prospects voor invulling van locaties. Het bijbehorend fasedocument c.q. investeringsvoorstel wordt opgesteld door de assetmanager, dit in samenspraak met de portefeuille manager en de ontwikkelaar. De projectbegroting is gebaseerd op de interne normen voor nieuwbouw. Het fasedocument wordt tezamen met het advies van de concern controller ter besluitvorming voorgelegd aan het Bestuur. Dit mondt uit in het initiatief-besluit.

Indien het project de investering van 3 miljoen euro (inclusief BTW) te boven gaat wordt het project voorgelegd aan: 

• Investeringscommissie (= Auditcommissie); zij beoordeelt het project vanuit financieel perspectief,
• Commissie Maatschappelijk Presteren; zij beoordeelt het project vanuit volkshuisvestelijk perspectief.

Beide commissie brengen advies uit aan de Raad van Commissarissen, op basis waarvan de Raad van Commissarissen goedkeuring verleent aan het project.

B. Ontwikkel-fase 
Na het initiatief-besluit wordt het project door de asset manager verder ontwikkeld, waarbij onder andere de ontwikkelaar is betrokken. Het schetsontwerp wordt concreter uitgewerkt en worden definities en kaders bepaald. Het resultaat is een geactualiseerd fasedocument van assetmanager, inclusief een voorlopige projectbegroting. Tezamen met het advies van de project controller en die van de concern controller wordt het voorgelegd aan het bestuur. Dit mondt uit in het ontwikkel-besluit.

Indien het project zich in de ontwerp-fase buiten de (financiële) kaders van het initiatief-besluit beweegt wordt het getoetst aan het mandaat van het bestuur. Dit is beperkt tot maximaal 10% overschrijding per project, dit met een maximum van € 1 mln. Indien de projectbegroting buiten het mandaat valt wordt het project opnieuw voor goedkeuring voorgelegd aan de Raad van Commissarissen.

C. Ontwerp-fase   
Na het ontwikkel-besluit wordt het project overgedragen aan de ontwikkelaar. In deze fase wordt op basis van het stedenbouwkundig plan en een vraagspecificatie met beeldkwaliteitseisen toegewerkt naar de aanbesteding. De uitkomst daarvan wordt opgenomen in de (definitieve) projectbegroting. Dit tezamen met het fasedocument van de ontwikkelaar, het advies van de financial controller en het advies van de concern controller wordt ter besluitvorming voorgelegd aan het bestuur. Dit mondt uit in het realisatie-besluit.

Indien het project zich in de ontwerp-fase buiten de (financiële) kaders van het ontwikkel-besluit beweegt wordt het getoetst aan het mandaat van het bestuur. Dit is beperkt tot maximaal 10% overschrijding per project, dit met een maximum van € 1 mln. Indien de projectbegroting buiten het mandaat valt wordt het project opnieuw voorgelegd aan de Raad van Commissarissen.

D. Uitvoerings-fase 
De daadwerkelijke uitvoering van het project wordt voorbereid en het project wordt gerealiseerd en opgeleverd.

E. Nazorg-fase 
Na oplevering van het project wordt teruggekeken en worden leerpunten benoemd. De asset manager is verantwoordelijk voor de (tijdige) evaluatie. Door de financial controller wordt de financiële evaluatie uitgevoerd. Dit houdt in dat de projectbegrotingen bij de drie besluitvormingsmomenten plus de daadwerkelijke realisatie naast elkaar worden gezet en geanalyseerd. Voor nader inzicht wordt verwezen naar bijlage B.

Naast de financiële evaluatie wordt ook een niet-financiële evaluatie uitgevoerd om daaruit te leren lessen mee te nemen naar nieuwe projecten. Dit wordt door de ontwikkelaar geïnitieerd en omvat items zoals het proces van de aanbesteding, de communicatie met de aannemer en de klanttevredenheid van de nieuwe huurders. Voor nader inzicht zie bijlage C.

De uitkomsten van de evaluatie worden gedeeld met het Bestuur en de Raad van Commissarissen. 

Investeringsuitgaven kleiner dan € 3 mln. (inclusief BTW) zijn volgens de Woningwet niet verplicht ter goedkeuring aan de RvC voor te leggen. Deze relatief beperkte investeringen worden (uiteraard) wel opgenomen in de Begroting. De begroting wordt goedgekeurd door de RvC en vormt daarmee het mandaat voor het Bestuur. De RvC wordt door het Bestuur geïnformeerd over deze projecten.

Bij investeringsvoorstellen groter dan € 3 mln. (inclusief BTW) kunnen de contractuele verplichtingen niet eerder worden aangegaan, nadat de RvC goedkeuring heeft verleend aan het investeringsvoorstel. 

Het investeringsstatuut treedt in werking op 1 januari 2025.

Het Investeringsstatuut kent geen vooraf bepaalde geldigheidsduur, maar wordt na maximaal 4 jaar geactualiseerd, tenzij significante gewijzigde omstandigheden om een eerdere actualisatie vragen.

Om de geldigheidsduur niet onnodig te beperken, bevat het investeringsstatuut vooral algemene principes en bepalingen. De concrete kaders zijn onder meer afhankelijk van macro-economische cijfers en worden jaarlijks geactualiseerd en vastgesteld tijdens het begrotingsproces.