A Bestuursverslag

Nieuw bestuur
Voor de zomer namen we afscheid van Rein Swart. Hij was bijna tien jaar bestuursvoorzitter van Accolade. Friso de Roos startte al in 2020 als nieuwe bestuurder van Accolade. Hij heeft de portefeuille Financiën en Bedrijfsvoering. In mei 2021 is Elze Klinkhammer van start gegaan. Zij heeft de portefeuille Volkshuisvesting en Vastgoed. Gezamenlijk zet het nieuwe bestuur zich in voor een financieel gezonde corporatie. Een corporatie die voor zo veel mogelijk mensen een passende woonplek biedt in een veilige buurt.

Elze Klinkhammer & Friso de Roos

Bestuur Accolade

Dat is onze ambitie. Hoe we dat willen doen staat in ons koersdocument ‘Ruimte voor mensen 2020 - 2025’. Deze koers is richtinggevend. Het is een kader voor ons denken en doen. Onze maatschappelijke opdracht voeren we uit in een omgeving die steeds in beweging is. Nieuwe ontwikkelingen vragen om nieuwe oplossingen. Wij hebben drie speerpunten voor de komende jaren.

1. We bouwen aan buurten waar je prettig woont
Betaalbaarheid en beschikbaarheid zijn hierin belangrijk. We zorgen voor voldoende betaalbare woningen. We stimuleren huurders om verantwoordelijkheid te nemen in hun omgeving. Hierdoor houden we samen met onze huurders de woonlasten in de hand.

2. We doen het samen
Samen krijgen we meer voor elkaar dan ieder voor zich. We kennen onze partners en investeren in ons netwerk. We leggen verbinding tussen bewoners en professionals. Door gebruik te maken van elkaars kracht werken we samen aan prettig en veilig wonen.

3. We zijn een toekomstgerichte organisatie
We werken doelmatig en efficiënt samen en zijn financieel gezond. Duurzaamheid zit in ons DNA. Investeringen in digitale dienstverlening maken meer persoonlijk contact mogelijk.  We gaan met de tijd mee en het ‘bewust werken’ is daar onderdeel van.

Hoe gaven we in 2021 invulling aan onze koers?
Om op deze speerpunten te sturen, werken we met vijf strategische doelen met de blik op 2025. Elk jaar vertalen we deze strategische doelen in meetbare jaardoelen. De rapportage is drie keer per jaar en staat in een Balanced Score Card. De onderwerpen van de strategische doelen voor Accolade zijn:

1. betaalbaarheid en beschikbaarheid
2. duurzaamheid
3. samenwerking en verbinding
4. organisatie
5. financieel

Hoe we invulling gaven aan de doelen 1 t/m 3 leest u hierna. In het hoofdstuk 'Onze organisatie' leest u meer over onze organisatie. De financiën komen uitgebreid aan bod in het hoofdstuk ‘Financieel gezond blijven’.

Invloed corona
Ook in 2021 ervoeren we uitdagingen in ons werk door corona. De coronamaatregelen veranderden steeds. Dit vroeg veel flexibiliteit van onze medewerkers. En van onze huurders. We konden door de strenge lockdown weer een periode geen reparaties uitvoeren bij mensen thuis. Maar waar wij voorheen alleen spoedreparaties uitvoerden, keken we nu meer naar wat nog wel kon.

Voor huurders bleef het mogelijk om persoonlijk contact met onze medewerkers te hebben. We bleven, wel op afstand, zichtbaar in onze wijken en buurten. Verder benutten we volop nieuwe technologische mogelijkheden. We werkten veel vanuit huis. Samen met onze bouwpartners bleven we het protocol ‘Samen veilig doorwerken’ volgen. Daardoor konden we veel afgesproken buitenwerk gewoon uitvoeren.

Samen zorgden we ervoor dat onze huurders zo goed mogelijk werden geholpen. We slaagden erin de klanttevredenheid van onze dienstverlening op peil te houden.

Werken met ons nieuwe basissysteem ERP
2021 stond in het teken van gewenning aan het nieuwe basissysteem. En de verfijning van het gebruik ervan. Dit deden we samen met de leverancier. Dit systeem vormt de basis voor een moderne dienstverlening. De komende jaren plukken we hier de vruchten van.

Klanttevredenheid
Iedere dag werken wij aan de kwaliteit van onze dienstverlening. Sinds 2015 meten we doorlopend de klanttevredenheid. Zo weten we waar verbetering nodig is. En waar de huurder tevreden over is. Ieders mening is voor ons heel waardevol. Zo weten we hoe we het doen en wat er beter kan. Wij doen ons klanttevredenheidsonderzoek samen met onderzoeksbureau de Klantcontact Monitor (KCM). We meten de klanttevredenheid bij de volgende gebeurtenissen:

• bij nieuwe huurders (het betrekken van een woning);
• bij huurders die de huur hebben opgezegd;
• wanneer een reparatieverzoek is gedaan;
• wanneer groot onderhoud aan iemands woning is uitgevoerd.

In 2021 gaven meer dan 2.400 huurders ons feedback. Zij gaven ons gemiddeld de volgende cijfers:

• een 7,4 voor het betrekken van een woning;
• een 7,5 voor het verlaten van een woning;
• een 7,9 voor reparatieverzoeken;
• een 7,0 voor groot onderhoud.

Het cijfer voor het betrekken van een woning steeg. Dit komt vooral doordat de onderhoudsstaat ten opzichte van vorig jaar verbeterde. De komende jaren blijven we onze woningen duurzamer maken. En voeren we ander groot onderhoud uit. Hiermee hopen we de tevredenheid over de staat van de woning de komende jaren te blijven verhogen.

Bij huurders die de huur opzegden, zien we een kleine daling in de tevredenheid. Dit is het gevolg van onze aangepaste dienstverlening. Dit kwam door de coronamaatregelen en dit is ook het landelijke beeld. Het minst tevreden is de huurder over het ontbreken van een fysieke voorinspectie. De huurder wist hierdoor minder goed hoe hij de woning moest achterlaten. Ook merkten we dat overname van spullen belangrijk is voor huurders die de woning verlieten. Ook overname was door de coronamaatregelen minder goed te regelen.

Ondanks de coronamaatregelen zijn onze huurders grotendeels net zo tevreden als vorig jaar. We zijn trots op iedereen die elke dag zijn best doet voor onze huurders. Samen met onze partners en gemeenten. We blijven kijken naar verbeter- en leerpunten uit de benchmark.

Wat deden we met de feedback van onze klanten?
Dit jaar werkten we met een aangepaste dienstverlening, waarin we opnieuw aanpassingen moesten doen. Door de aangepaste dienstverlening en de drukte die hieruit voortkwam, hebben we minder tijd en aandacht gehad voor de feedback van onze klanten. In 2022 gaan we meer tijd en aandacht besteden aan het analyseren van de feedback. En verbeteren wij aan de hand hiervan onze dienstverlening. 

MijnAccolade 
MijnAccolade, ons huurdersportaal, is in 2021 verder doorontwikkeld. De mogelijkheden op een rij:

• Mijn persoonlijke gegevens – hier staat een overzicht van persoonlijke gegevens.
• Mijn contracten – hier staan de contractgegevens en kan de huurder de woning opzeggen. Ook kan de huurder hier een woningaanpassing aanvragen en de woningwaardering inzien.
• Huurspecificatie – de huurder kan deze direct downloaden.
• Betalingen – de huurder kan betalingen en nota’s bekijken en de huur online betalen. Ook kan de huurder hier een betalingsregeling treffen.
• Mijn correspondentie – hier staat alle post van en naar ons op een rij.
• Onderhoud – hier maakt de huurder een afspraak voor een reparatie of wijzigt deze afspraak.
• Contactformulier – hier kan de huurder een vraag indienen.

Het aantal MijnAccolade accounts is 6.161. Wij streven naar minimaal 7.000 actieve gebruikers. Kijk hier voor een korte impressie.

FrieslandHuurt
Wij bieden onze beschikbare woningen al een aantal jaren aan via de website FrieslandHuurt.nl. Hierin werkten we samen met Elkien en Wonen Noordwest Friesland. We zijn blij dat in het voorjaar Woonzorg Nederland zich aansloot bij FrieslandHuurt. Zo kunnen woningzoekenden met één inschrijving in een groter woningaanbod zoeken.

Verbeteren dienstverlening
In 2021 is FrieslandHuurt doorontwikkeld. De website verbeteren we steeds met nieuwe functionaliteiten. Zo maken we zoeken naar een woning steeds gebruiksvriendelijker.

Tevredenheidsonderzoek FrieslandHuurt

Eind 2021 plaatsten we op de website www.FrieslandHuurt.nl een tevredenheidsonderzoek. In de vragenlijst vroegen we woningzoekenden naar hun mening over de website van FrieslandHuurt.nl. De vragenlijst werd 443 keer ingevuld en we scoorden een 7,2. Dat is een goed begin! Met de toelichtingen uit de resultaten voerden we meteen enkele verbeteringen door. Zo maakten we bepaalde informatie beter zoekbaar op de site.

De geleverde prestaties doen ons goed. Trots zijn wij op:

• de bevlogenheid en inspiratie die onze medewerkers laten zien;
• het grote sociale hart voor de huisvesting van doelgroepen die het nodig hebben;
• de open houding naar andere partijen;
• de hechte samenwerkingen.

Ook zijn wij trots op de waardering die wij krijgen van onze belanghouders. Wij zien het rapport als een onderbouwde en treffende typering van ons werk en de stappen die zijn gezet. En die nog te nemen zijn.

Waar gaan we mee aan de slag?
We willen het goede van Accolade behouden. Dit zijn onder andere onze cultuur en inspiratie. We willen werken aan de resultaatgerichtheid van onze maatschappelijk te leveren prestaties. De verbeterpunten genoemd door het MT en de RvC willen we met voorrang oppakken:

1. We gaan werken aan onze resultaatgerichtheid. We leggen een duidelijke relatie tussen de koers en de gewenste maatschappelijke resultaten. Op deze manier wordt het behalen van onze visie meer meetbaar en zichtbaar.
2. We gaan expliciete keuzes maken over onze vermogensinzet en deze transparant maken. 

Daarnaast zien we dat onze prestaties op gebied van beschikbaarheid relatief laag scoren. De woningmarkt verandert sterk. En daarmee ook onze opgave. Dit betekent dat we nog duidelijker maken hoe we hiermee omgaan binnen de (on-)mogelijkheden die er zijn.

In 2021 trad Rein Swart terug als directeur-bestuurder bij Accolade. Elze Klinkhammer nam zijn plaats in. De (nieuwe) bestuurders keken samen met het MT en de medewerkers in de loop van het jaar naar de topstructuur van de organisatie. Ze hielden rekening met de volgende kaders:

• De organisatiestructuur volgt de door de RvC uitgewerkte portefeuilleverdeling voor de bestuurders.
• De bestuurders geven leiding aan vier tot zes personen. 
• De managers geven leiding aan maximaal dertig mensen.
• Een platte organisatie met voldoende groeipaden.

Met input van het MT en de medewerkers kwam er een nieuw organisatiemodel. Aan het einde van het jaar legde het bestuur een adviesaanvraag voor aan de OR om het huidige organisatiemodel te wijzigen. Bij een positief besluit van de OR brengt dit een wijziging van de topstructuur met zich mee.

Strategisch personeelsplan
In de jaren 2020/2021 gingen we actief aan de slag met het strategisch personeelsplan. We spraken over externe en interne ontwikkelingen en over de toekomst van werk. We brachten het huidige personeelsbestand zowel kwalitatief als kwantitatief in kaart. En daarna gingen we in gesprek met de medewerkers. We spraken met hen over de toekomst van het werk. We ontwikkelden samen met de medewerkers Teamontwikkelplannen.  

Nieuwe koers voor het team Digitale Informatievoorziening
Al een aantal jaren zien we dat het werk verandert door digitalisering. Begin 2021 gingen we met het team DIV in gesprek om te kijken wat dit praktisch betekent voor het werk van dit team. De transitie van de afdeling was ook onderwerp van gesprek met de OR. Eind 2021 legden we een adviesaanvraag aan de OR voor om de wijzigingen door te voeren. Gaan de wijzigingen door? Dan betekent dit dat we het werk anders gaan organiseren en minder medewerkers nodig hebben.

Formatie
In deze tabel staat informatie over het aantal medewerkers en fte per 31 december 2021.

In 2021 namen we tien nieuwe medewerkers aan. Voor zeventien medewerkers stopte het dienstverband bij Accolade.

Ziekteverzuim
Het verzuimpercentage van Accolade voor 2021 was 3,47 procent. Er waren in 2021 89 nieuwe ziekmeldingen. In totaal zorgde dit voor 1.817 ziektedagen. Het verzuim was het laagst in augustus (3,1%) en het hoogst in november (4,4%). Ook de landelijke cijfers lieten in november een piek zien.

Arbeidsomstandigheden

Corona
Net als in 2020 had ook in 2021 corona een grote impact op de manier waarop we werkten. We hielden ons aan de coronamaatregelen om de besmettingskans bij medewerkers te verkleinen. Denk aan zoveel mogelijk thuis werken, mondkapjes, desinfectiezuilen en afstand houden. Daarnaast pasten we in tijden van strenge lockdown de dienstverlening bij huurders thuis aan. De medewerkers konden gratis zelftesten krijgen van Accolade.

Ook hadden we aandacht voor het in verbinding blijven met elkaar. Bijvoorbeeld door maandelijkse online bijeenkomsten met de directie. Aan het begin van het jaar hadden we een online nieuwjaarsborrel. Medewerkers kregen een pakketje met lekkers thuis. Aan het eind van het jaar organiseerden we een online kerstviering. We leenden bureaustoelen, beeldschermen, toetsenborden en muizen uit aan medewerkers. Zo konden medewerkers thuis een goede werkplek inrichten.

Hybride werken
Samen met de OR gaven we verder vorm aan hybride werken. We keken ook hoe we hier na corona mee om willen gaan. We enquêteerden medewerkers om de behoefte en wensen te peilen.

Medewerkersonderzoek
In 2021 voerden we een medewerkersonderzoek uit onder alle medewerkers van Accolade. Voor dit onderzoek maakten we gebruik van de Werkdruk/PSA-Scan Woningcorporaties van SKB. Deze scan is speciaal voor woningcorporaties. In totaal 81 procent vulde de vragenlijst in. Accolade scoort beter dan het branchegemiddelde op:

• hulpbronnen: afwisseling in het werk, relatie met direct leidinggevende en relatie met collega’s;
• de organisatie: doelmatigheid;
• personeelsbeleid: welzijnsgerichtheid, werk- en rusttijden en toekomstzekerheid;
• gevolgen van werkdruk/werkstress en ongewenste omgangsvormen intern.

Op twee deelonderwerpen scoren we minder goed dan het gemiddelde van de sector. Dat gaat om het werktempo, de werkhoeveelheid en emotionele belasting. Op teamniveau werken medewerkers samen met hun leidinggevende aan het verder verbeteren van de medewerkerstevredenheid.

Vitaliteitsbevorderende maatregelen
Wij stimuleren en helpen medewerkers om vitaal te blijven. In 2021 organiseerden we bijvoorbeeld drie wandelchallenges. We gaven tips tijdens de Week van de Werkstress en stimuleerden deelname aan het thuiswerkrondje van de landelijke Fiets naar je Werk Dag.

Personeelsontwikkeling en opleidingen

Persoonlijk budget en verbindingsgesprek
De wereld om ons heen verandert snel. Of het nu gaat om ontwikkelingen als corona, of om automatisering en digitalisering. Langer moeten doorwerken, een krappere arbeidsmarkt of veranderingen in de manier van samenwerken. In alle gevallen verandert werk. Wij willen graag dat onze medewerkers nu en in de toekomst gezond en productief blijven werken. Want medewerkers zijn de toekomst. Ze zijn erg belangrijk voor het succes van Accolade. Met het persoonlijk budget en het verbindingsgesprek hebben onze medewerkers waardevolle instrumenten in handen voor hun ontwikkeling.

Duurzame inzetbaarheid
In het persoonlijk budget is het individueel loopbaanontwikkelingsbudget uit de cao opgenomen. Dit is bedoeld voor ontwikkeling en duurzame inzetbaarheid. Het doel is om medewerkers zelf de regie te geven over hoe ze duurzaam inzetbaar blijven. Door in jezelf te investeren blijf je fit in je werk. In het verbindingsgesprek bespreekt de medewerker met de leidinggevende hoe de medewerker werkt aan zijn of haar toegevoegde waarde. Dit past bij het bewust werken. Het draagt bij aan duurzame medewerkers en daarmee aan een duurzame organisatie.

Ontwikkeling en inzetbaarheid
We bieden onze medewerkers opleidingen en trainingen aan. Maar ook coachingstrajecten en loopbaangesprekken bij Loopbaaninitiatief. Zelfontplooiing in het werk is belangrijk voor de motivatie en werkvreugde. En voor de binding met Accolade. 92 medewerkers (58,6% van het personeelsbestand) hadden op 31 december 2021 twaalf of meer ontwikkeluren voor 2021. Deze twaalf uren zijn een verplichting vanuit de cao. Dit is minder dan gedacht. Het kan onder andere komen doordat door corona een aantal incompany trainingen niet doorging. In 2022 zetten we in op de volle 100 procent.

Bewust werken
Ook willen we een aantrekkelijke werkgever zijn voor de nieuwe generatie werkzoekenden. Hoe? Door te investeren in een open cultuur en een prettige werksfeer. Door uit te gaan van wensen en voorkeuren van medewerkers. Door ruimte te bieden aan eigen initiatief en eigen oplossingen. Door verantwoordelijkheid en vertrouwen te geven. Door ze aan te moedigen om creatief te zijn en zich verder te ontwikkelen. Dat noemen we bij Accolade 'bewust werken’.

Samenwerking
Op het gebied van HR/personele zaken hebben we een aantal samenwerkingsverbanden in het Noorden van Nederland. Zo is daar Loopbaaninitiatief: een samenwerking van 22 woningcorporaties in Noord-Nederland, gericht op loopbaanontwikkeling. Vanuit Loopbaaninitiatief zijn we aangesloten bij Noorderlink. Noorderlink is een HR-samenwerkingsverband in het Noorden op het gebied van verbinding, ontwikkeling en mobiliteit. Er zijn ruim veertig grote organisaties bij aangesloten. Het aanbod is vergelijkbaar met dat van Loopbaaninitiatief maar dan op grotere schaal.

Samen met andere corporaties hebben we daarnaast het traineeprogramma Talent van het Noorden. Om jonge mensen te behouden voor het Noorden. We hadden goede ervaringen van het traineetraject in 2020 en 2021. Daarom startten we eind 2021 opnieuw een traject. De negen geworven trainees kregen per 1 januari 2022 een twee jaar durend contract bij verschillende woningcorporaties.

Cao/Werkkostenregeling

Cao
Onze medewerkers vallen onder de cao Woondiensten. De cao Woondiensten heeft een minimumkarakter. Er is ruimte voor maatwerk. De werkgever en de ondernemingsraad kunnen op sommige punten afspraken maken over aanvullende arbeidsvoorwaarden.

In februari 2021 bereikten cao-partijen een akkoord over de cao 2021.  Eind 2021 startten de cao-partijen met de onderhandelingen voor de cao 2022.

Loonsverhoging
In april ontvingen de medewerkers een eenmalige uitkering van € 550 bruto, naar rato van hun dienstverband. Per 1 juli 2021 ontvingen de medewerkers een structurele loonsverhoging van 2,25 procent.

De afbouwregeling, die in de cao 2017-2018 is afgesproken, geldt ook in 2021. Deze regeling geldt voor de salarisschalen C t/m H en O. Voor medewerkers die op of na 1 augustus 2018 in dienst komen, geldt een lager maximumsalaris. Voor de andere medewerkers geldt een aanpassingsregeling.

Thuiswerkvergoeding en 5 mei
Partijen bereikten overeenstemming over een thuiswerkvergoeding van € 2 per dag.

Ook wordt 5 mei eens in de vijf jaar weer een feestdag. Als eenmalige uitzondering is 5 mei 2021 als feestdag aangewezen.

PAWW-premie
Vanaf 1 februari 2019 betalen werknemers een premie voor de Private Aanvulling van de WW en WGA. De premie voor 2021 is 0,4 procent. Vanaf juli 2019 tot en met december 2022 ontvangen alle medewerkers elke maand een toeslag op het brutosalaris. Deze toeslag is even hoog als de PAWW-premie.

Werkkostenregeling
In de werkkostenregeling zijn alle vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers loon. Een aantal hiervan kan de werkgever opnemen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Blijven de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen binnen deze vrije ruimte? Dan betalen we geen belasting en premies over het betaalde bedrag.

Ook in 2021 kwam de regering nog met verschillende corona-(steun)maatregelen. Zo is ook in 2021 onder andere de vrije ruimte voor de werkkostenregeling aangepast. Over de eerste € 400.000 van de loonsom bedroeg de vrije ruimte 3 procent. Over de rest was de vrije ruimte 1,18 procent van de loonsom. We namen € 92.110 (2020: € 80.840) aan vergoedingen en verstrekkingen in de regeling op. Dit zorgde voor een kleine overschrijding van de vrije ruimte met € 700.

Hoe zag de ondernemingsraad eruit?
In 2021 bestond de OR uit zeven leden. De termijn van de OR liep af. Daarom organiseerden we van 13 tot 15 april verkiezingen. Dit deden we voor het eerst digitaal, vanwege corona. Maar ook omdat we als OR met onze tijd mee willen gaan. Dit beviel uitstekend! Gelukkig waren er voldoende nieuwe aanmeldingen. De nieuwe OR heeft een teambuildingsdag met elkaar gehad in IJmuiden.

Welke onderwerpen behandelde de OR?
De OR behandelde de volgende advies- en instemmingsaanvragen vanuit het bestuur en de RVC:

Hoe verliep de afstemming met medewerkers?
Ook in 2021 voerde de OR  één-op-één gesprekken met medewerkers.  Vaak ging het gesprek over corona en thuiswerken. We merkten dat medewerkers de verbinding met Accolade en elkaar missen.

Hoe gingen de overleggen?
De OR vergaderde zeven keer met het bestuur. Daarnaast was er nog regelmatig informeel overleg. Naast de genoemde onderwerpen vanuit de adviesaanvragen spraken we over:

• medewerkersonderzoek
• thuiswerkvergoeding/internetvergoeding
• thuiswerkbeleid/thuiswerkregeling
• de organisatiestructuur
• transitie team DIV
• persoonlijk budget
• ziekteverzuim
• coronamaatregelen

Projectenschouw met RVC
Gelukkig konden we in september, ondanks de coronamaatregelen, de projectenschouw met de RvC organiseren. Het was die dag prachtig weer. De OR en RvC konden met elkaar van gedachten wisselen. De wandeltocht door Franeker met bezichtiging van onder andere het Skoalhûs was dan ook een succes.

Hoe ziet de RvC eruit?
De Raad van Commissarissen van Accolade bestaat uit vijf leden. Per 1 januari 2021 bestond de RvC uit de volgende personen:

• mevrouw M. Breeuwer, voorzitter RvC en lid remuneratiecommissie;
• de heer S. Gaastra, voorzitter Commissie Maatschappelijk Presteren;
• de heer A. Gijsbers, vicevoorzitter RvC en lid auditcommissie;
• mevrouw A. Snapper-Valkman, voorzitter auditcommissie;
• de heer A.W. Siebenga, voorzitter remuneratiecommissie en lid Commissie Maatschappelijk Presteren.

In 2021 vergaderde de RvC vijf keer met de RvB. Daarnaast was er een heidag met het bestuur (RvB). En er zijn vijf themabijeenkomsten geweest. De RvB en RvC bepalen in overleg de onderwerpen hiervoor. Tijdens een themabijeenkomst kan men:

• praten over de actualiteit en/of de vragen van de toekomst;
• een onderwerp verder uitdiepen;
• sparren over een bepaald onderwerp;
• een dilemma van de RvB voorleggen aan de RvC. 

Ook in 2021 zijn de themabijeenkomsten voor de RvC van toegevoegde waarde geweest.

De volgende onderwerpen bespraken de RvB en RvC met elkaar:

• leningruil Vestia
• leefbaarheid
• prestatieafspraken
• evaluatie Resultaat Gericht Samenwerken
• visie op toezicht
• duurzaamheid
• risicomanagement
• meerjarenbegroting

In september was de jaarlijkse projectenschouw. Hier ontmoetten de RvC, RvB en OR elkaar. Samen bezochten ze nieuwbouw- en renovatieprojecten in Franeker.

Goedkeuringen
De RvC gaf in de vergaderingen goedkeuring aan:

• beloning van RvC en RvB 2021;
• benoeming mevr. E. Klinkhammer als directeur-bestuurder Volkshuisvesting en Vastgoed;
• investeringsstatuut;
• visitatie Accolade door bureau Pentascope;
• treasury jaarplan en treasury statuut 2021;
• voorstel aanpassing reglement Financieel Beleid & Beheer;
• biedingen aan de gemeenten (prestatieafspraken 2022);
• bestuursverslag Accolade 2020, inclusief jaarrekening;
• leningruil Vestia;
• realisatiebesluit Geelgorsstraat;
• herbenoeming mevr. Breeuwer als voorzitter RvC;
• volmacht aan het Waarborgfonds Sociale Woningbouw (WSW);
• initiatiefbesluiten (Scharcamp/De Finne te Joure, Azaleastraat Heerenveen, Geraniumstraat Heerenveen);
• aangepaste procuratieregeling oktober 2021;
• meerjarenbegroting 2022-2031;
• treasury jaarplan 2022;
• auditplan 2021;
• voorgenomen besluit herbenoeming A. Gijsbers en S. Gaastra.

Auditcommissie
De auditcommissie kwam in 2021 vijf keer bij elkaar. Ze bespraken de rapportages en de verklaringen van de onafhankelijke accountant. Daarnaast besprak de commissie de volgende onderwerpen:

• management letter 2020;
• treasury jaarplan 2021 en 2022;
• treasurystatuut 2021;
• treasuryrapportage 2021;
• aanpassing reglement financieel beleid en beheer;
• leningruil Vestia;
• voortgang ICT-project Tobias;
• risicomanagement en beleid (inclusief verslag interne controles);
• governance, risicomanagement en compliance;
• IT-beveiliging en dataprotectie;
• managementrapportages;
• uitkomsten interne audit persoonlijk budget;
• projectenrapportages;
• realisatiebesluit Geelgorsstraat, Van Cuykstraat Heerenveen;
• jaarrekening 2020 en accountantsverslag;
• evaluatie accountant;
• evaluatie opgeleverde projecten 2018 t/m 2020;
• kadernotitie begroting 2022-2031;
• auditplan 2021;
• initiatiefbesluiten (Scharcamp/De Finne te Joure, Azaleastraat Heerenveen, Geraniumstraat Heerenveen, Stationsweg Drachten);
• opvolging actiepunten bevindingen Deloitte interimcontrole 2020;
• aangepaste procuratieregeling oktober 2021;
• overzicht lopende contracten met leveranciers;
• de meerjarenbegroting 2022-2031.

Commissie Maatschappelijk Presteren
De commissie Maatschappelijk Presteren kwam in 2021 vier keer bij elkaar. Ook organiseerden ze een themabijeenkomst. Tijdens deze bijeenkomst gingen Wethouder Jelle Zoetendal en wijk-GGD’er Harold Brouwer uit Heerenveen met de RvC in gesprek. Ze spraken over sociale problematiek.

Onderwerpen die de commissie verder besprak:

• duurzaamheidsresultaat Aedes Benchmark en de verduurzaming door Accolade;
  Corporaties met meer dan 5.000 verhuureenheden in Friesland, Groningen en Drenthe zijn geanalyseerd. Hieruit blijkt dat we op een tweede plek staan als het gaat om de CO₂uitstoot. We zien dat we sneller reduceren dan gemiddeld. We haalden bijna 6 procent reductie in een jaar. Het landelijk gemiddelde is 4 procent. De gemiddelde reductie in Friesland is bijna 1,5 procent.
• actieprogramma Wonen;
  Iedereen in Nederland moet in een huis kunnen wonen dat bij hem of haar past. Jong of oud, alleenstaand of samenwonend, autochtoon of nieuwkomer. Wonen is voor iedereen een basis in zijn of haar leven. Het actieprogramma benadrukt de urgentie om meer woningen te bouwen.
• evaluatie van de prestatieafspraken van 2020. Onderwerpen zijn:
  • instrumentenkoffer betaalbaarheid;
  • beschikbaarheid van locaties voor nieuwe woningen;
  • verduurzaming en de warmtevisie en wonen & zorg;
  • 'Langer thuis' voor ouderen;
  • 'Weer thuis' voor mensen uit de beschermde woonvorm en maatschappelijke opvang.
• maatschappelijk vastgoed;
• inzet van een leefbaarheidsmonitor;
• biedingen en prestatieafspraken met gemeenten en huurdersverenigingen 2022; 
  Het ging over de woonvisie, het bod als investeringsagenda, het proces rond de biedingen en de toetsing ervan door de RvC.
• cijfers over vraagdruk;
• Accolade heeft het initiatief genomen om Frieslandbreed bij de corporaties dezelfde definitie over cijfers van vraagdruk te krijgen onder de paraplu van de Verenging van Friese Woningcorporaties (VFW);
• energiearmoede;
• besteding van vrijkomende middelen na opheffen verhuurderheffing.

Remuneratiecommissie
De remuneratiecommissie sprak het bestuur twee keer. Halverwege 2021 was er met de heer De Roos een voortgangsgesprek over de doelen van dat jaar. Gezien het nog maar korte dienstverband van mevrouw Klinkhammer keken ze vooral vooruit. Aan het eind van 2021 blikte de remuneratiecommissie met het bestuur terug op de doelen en op het functioneren. Daarbij spraken ze ook over de opleidingsdoelen van 2021 en 2022. Daarnaast sprak de remuneratiecommissie extra met de heer De Roos toen zijn eerste jaar er bijna op zat. Ook hadden ze met beide bestuurders in het eerste jaar extra kennismakingsgesprekken. Dit gebeurde vijf keer in wisselende koppels van twee RvC-leden en de bestuurder. Tijdens het gesprek was er geen strakke agenda. Het gesprek was bedoeld om elkaar beter te leren kennen. En om te praten over de uitdagingen waar Accolade voor staat.

Uitoefenen toezichtstaak
In 2021 namen we afscheid van de heer Swart als bestuurder van Accolade. De heer Swart bereikte zijn pensioengerechtigde leeftijd. Ondanks corona is het gelukt om hem een mooi afscheid te geven. De RvC is de heer Swart dankbaar voor het op de kaart zetten van Accolade als initiatiefrijke corporatie met een warm sociaal hart. In mei startte zijn opvolgster: mevrouw Klinkhammer. Ze werkte hiervoor bij Rijkswaterstaat. Zij vormt nu samen met de heer De Roos het bestuur van Accolade.

Invulling bestuur
Met de benoeming van mevrouw Klinkhammer als bestuurder Volkshuisvesting en Vastgoed is het tweehoofdig bestuur van Accolade nu helemaal ingevuld.

Wijze van toezicht
In 2021 was er elke maand een informeel overleg tussen de voorzitter van de RvC en de voorzitter van de RvB. Daarnaast verzamelde de RvC in 2021 actief informatie en kennis binnen en buiten Accolade. Op onafhankelijke wijze voerde de RvC de taak uit. Onder andere via rapportages en documenten. Alle informatie is volgens het reglement Raad van Commissarissen beschikbaar gemaakt. Deze documenten stonden op de agenda voor de vergaderingen van de RvC. De RvC voelt zich door de RvB uitgenodigd om samen na te denken en gedachten van de RvB aan te scherpen. De RvC gaf opdracht aan Deloitte om het bestuursverslag en de jaarrekening 2021 te controleren. De RvC nam kennis van de verklaringen en rapportages.

Evaluatie accountant
In 2020 startte Deloitte als nieuwe accountant. In 2021 evalueerden we kort. Uitkomst is dat wij tevreden zijn over het proces rondom Managementletter en de jaarrekening. We waarderen de flexibiliteit van Deloitte. Als verbeterpunt noemden we de behoefte aan meer inhoudelijke verdieping en specifiekere analyse over de interimcontrole. Dit bespraken we met de accountant.

Zelfevaluatie
De RvC wil dat de zelfevaluatie live is. Vanwege de coronamaatregelen stelden we de zelfevaluatie in december 2020 uit naar juni 2021. De evaluatie besloeg dus nu 1,5 jaar. Om die reden kozen we voor begeleiding van buitenaf. De volgende onderwerpen zijn besproken:

• de rol van de RvC als werkgever/toezichthouder, maar met name als adviseur/sparringpartner;
• individuele rollen en taakverdeling binnen de RvC en de commissies;
• onderlinge dynamiek in vergaderingen voor en na overleggen en commissies;

Uit de zelfevaluatie kwamen een aantal werkafspraken en doelen voor de RvC voor 2021. We spraken onder andere af dat RvC en RvB een nieuwe visie op bestuur en toezicht maken. Ook is er twee keer per maand een informele afstemming. 

Contacten met belanghouders
De RvC overlegt met verschillende belanghouders van Accolade. Dit gebeurt op zowel formele momenten als informele.

De RvC vergaderde met HO-STESS. In dit overleg spraken RvC en HO-STESS over de besteding van het geld als de verhuurderheffing eventueel wegvalt. Ook spraken ze in een vervolggesprek over het rapport Opgaven en Middelen. De vraag bij HO-STESS leeft hoe de duurzame ambities financieel gezien waargemaakt kunnen worden. In het overleg tussen de RvC en het Overlegpodium spraken de partijen over nieuwe doelgroepen. En over de manier waarop de RvC aankijkt tegen een huurdersvereniging en hoe deze gefaciliteerd kan worden.  

In september 2021 heeft de RvC één keer een informeel overleg gehad met de OR. Daarna lunchten ze samen met de RvB. Verder bezochten ze een aantal projecten in Franeker. Dit waren de nieuwbouw aan de Marten Oostwoudstraat en de renovatie van het Skoalhûs.

In 2021 sprak een delegatie van de RvC met de Autoriteit Woningcorporaties. Dit is een jaarlijks overleg om bij te praten over toezicht in brede zin. Besproken onderwerpen zijn risicomanagement, datakwaliteit en de dynamiek tussen RvC en bestuur en tussen het nieuwe bestuur onderling.  

Permanente Educatie
De leden van de RvC en RvB moeten vanuit hun functie voldoen aan de eisen van Permanente Educatie. Permanente educatie is belangrijk om kennis van de RvC en het bestuur op niveau te houden. In 2021 staat het aantal verplichte PE-punten voor RvC-leden op minimaal vijf PE-punten per jaar. Een overzicht van de PE-punten in 2021 ziet u hieronder.

Voor de bestuurders van woningcorporaties geldt dat zij in drie jaar tijd minimaal 108 PE-punten moeten halen. Voor 2019, 2020 en 2021 haalden de bestuurders van Accolade het volgende aantal punten.

Bezoldiging RvC en RvB
Het bestuur van Accolade bestond op 31 december 2021 uit mevrouw E. Klinkhammer en de heer F. de Roos. Mevrouw Klinkhammer is per 1 mei 2021 benoemd voor een periode van vier jaar. De heer De Roos is per 1 oktober 2020 benoemd voor een periode van vier jaar. Het dienstverband van de heer Swart als bestuurder stopte op 31 augustus 2021.

Vanaf 1 januari 2013 geldt de Wet Normering Topinkomens. Voor 2021 is de maximale beloning voor topfunctionarissen woningcorporaties € 209.000. Vanaf 1 januari 2014 geldt een klasse-indeling. Deze hangt af van de grootte van de corporatie en de omgeving waarin de corporatie werkt. Accolade valt in klasse G. Voor deze klasse is de WNT-norm voor 2021 € 197.000.

De bezoldiging van de bestuurders staat voor salaris en WG-deel pensioenbijdrage vast op 85 procent van deze norm. De bezoldiging van de heer Swart in 2021 is gebaseerd op de WNT-normen voor 2021. Voor de bezoldiging van de heer De Roos en mevrouw Klinkhammer is uitgegaan van de WNT-normen voor 2020 gezien hun eerste benoemingsjaar. Op de helft van 2021 is de bezoldiging van de heer de Roos bijgesteld naar de norm voor 2021. De beloning van de bestuurders ligt daarmee onder de WNT-norm.

Voor de leden en de voorzitter van de RvC geldt in de WNT een maximale beloning per kalenderjaar van tien procent en vijftien procent van de maximale bezoldiging die geldt voor het bestuur van Accolade. De VTW stelt voor de beloning van de leden en voorzitter van de RvC een lagere norm vast. Accolade houdt hieraan vast. De maximale beloning van de leden en voorzitter is respectievelijk maximaal € 15.200 en € 22.750. 

Beoordeling en bezoldiging
De RvC is tevreden over de prestaties die Accolade in 2021 leverde. Over het geheel genomen, rekening houdend met corona en de bestuurswisselingen, zijn de gestelde doelstellingen door het bestuur behaald. Het vaststellen van de beloning voor het bestuur voor 2022 vindt plaats in maart 2022.

Tenslotte
Ook 2021 was een jaar met corona. De RvC heeft groot respect voor Accolade, haar bestuur en medewerkers. Voor haar enorme inzet voor al haar huurders. Iedereen is inmiddels gewend aan thuiswerken, digitale vergaderingen en bijeenkomsten. En ook de term opschalen en afschalen is ons niet vreemd. Toch blijft het gemis van direct sociaal contact aanwezig. Zowel tussen medewerkers onderling, als tussen de medewerkers, bestuur en huurders.

Accolade heeft dankzij de inzet van al haar medewerkers haar doelstellingen voor 2021 gehaald. De invoering van Tobias is in 2021 afgewikkeld. Het risicomanagement is daadkrachtig opgepakt. Dit leidde tot een risico-inventarisatie en een risicomanagementbeleid. Daarnaast is door het nieuwe bestuur het strategisch personeelsbeleid opgepakt om op de toekomst voorbereid te blijven. Het bestuur doet dit in goed overleg en afstemming met het managementteam, haar medewerkers en de ondernemingsraad. Daarnaast is dit strategisch personeelsbeleid met regelmaat op de agenda van de RvC gekomen. Een toekomst die van Accolade innovatie en flexibiliteit vraagt, gezien de markt waarin ze werkt.

De regeldruk vanuit de overheid blijft. Dat geldt ook voor de financiële afdrachten aan het Rijk. Accolade zette zich met het VFW in voor afschaffing van de verhuurderheffing. Het nieuwe kabinet is bereid om deze heffing af te schaffen. Zo krijgen woningcorporaties meer financiële ruimte om in te zetten op duurzame en extra woningbouw.

Het probleem van te weinig sociale woningbouw was al nijpend, maar wordt steeds nijpender. Dit is de uitdaging voor de komende jaren voor Accolade. Zorgen voor extra sociale woningbouw, al dan niet in combinatie met woningbouw voor het middensegment. Beschikbare grond, beschikbare grondstoffen en mensen zijn daarbij de grootste risicofactoren. Samenwerking met al onze belanghouders en collega-woningcorporaties is en blijft daarbij erg belangrijk. Dat geldt ook voor de RGS-samenwerking met bouwbedrijven. Kostenefficiency, verduurzaming en innovaties zoals circulair bouwen, zijn in deze samenwerking van groot belang.

Als RvC is het een druk jaar geweest als werkgever van de Raad van Bestuur. Het is gelukt een goede nieuwe bestuurder aan te trekken. Samen met een afvaardiging van de Ondernemingsraad en de huurdersverenigingen.

Accolade blijft zich voor haar huurders en doelgroepen inzetten voor voldoende beschikbare en betaalbare duurzame woningen.

Miryam Breeuwer

Voorzitter Raad van Commissarissen