Verslag Raad van Commissarissen

2.1 Samenstelling Raad van Commissarissen

De samenstelling van de Raad van Commissarissen van Accolade is volgens het statuut. We voldoen hiermee aan de wettelijke voorschriften. Per 31 december 2018 bestond de RvC uit de volgende leden:

  • de heer R. Winius, voorzitter Raad van Commissarissen en lid remuneratiecommissie;
  • de heer F. Haven, lid Raad van Commissarissen en voorzitter auditcommissie;
  • mevrouw M. Breeuwer, lid Raad van Commissarissen, voorzitter van de remuneratiecommissie;
  • de heer S. Gaastra, lid Raad van Commissarissen, voorzitter commissie maatschappelijk presteren;
  • de heer A. Gijsbers, lid Raad van Commissarissen en lid auditcommissie.

Begin 2018 staken we energie in een volledige bezetting van de RvC. We wierven twee nieuwe commissarissen. Beide vacatures stelden we open volgens de procedure zoals in het reglement van de RvC staat. Dit houdt in dat we de leden van de RvC openbaar selecteren en werven. Voor een van deze vacatures doet de huurdersbelangenvereniging een bindende voordracht. Daarover maakten we procedureafspraken met de huurdersverenigingen uit Heerenveen, Joure en Sneek (Ho-stess). Gezamenlijk stelden we een profiel op. De selectiecommissie voor deze vacature bestond uit een afvaardiging van de huurdersverenigingen en RvC.

Na diverse gesprekken selecteerden we twee nieuwe kandidaten. De fit en proper procedure verliep goed. Beide kandidaten zijn in april benoemd. Het gaat om de heer A. Gijsbers en de heer S. Gaastra. De laatste is voorgedragen door Ho-stess.

Rooster van aftreden

Dit rooster van aftreden stelden we op volgens het reglement van de raad van commissarissen.

Bijeenkomsten intern toezicht en besluiten

In 2018 waren er vijf reguliere vergaderingen van de RvC met het bestuur. Daarnaast heeft de RvC drie themabijeenkomsten gehad. De volgende onderwerpen kwamen aan bod: duurzaamheid, organisatie inrichting en de strategie van Accolade.

In oktober bezocht de RvC samen met het bestuur en de OR een aantal projecten in Drachten. De RvC is geïnformeerd over het initiatief Samendracht. Samendracht is door ouders van jongeren met autisme opgezet. Het regelt voor deze jongeren de huisvesting in ouderencomplexen. Een voorbeeld daarvan is het woongebouw Burefen. De groep bezocht dit woongebouw. Daarnaast bezochten ze verduurzaamde woningen en liet de RvC zich informeren over een voorbeeld van betaalbare woningen voor jongeren en statushouders aan de Tuinen. Hier plaatsten we tijdelijke containerwoningen. Tot slot bekeken we de woningen aan de Nachtegaalstraat. Deze woningen werden eind 2015 verwoest door een gasexplosie. De RvC vindt het waardevol en inspirerend om projecten op deze manier te bekijken. En een goede manier om informeel met elkaar in contact te komen.

De RvC gaf in de vergaderingen goedkeuring aan:

  • jaarverslag en jaarrekening 2017;
  • benoeming van de heer S. Gaastra en de heer A. Gijsbers als lid van de RvC;
  • remuneratierapport 2017;
  • biedingen aan de gemeenten (prestatieafspraken);
  • begroting 2019;
  • project de Akkers in Heerenveen;
  • project Wietske Tadema in Joure;
  • project Geelgorsstraat/Noorderdwarsstraat in Drachten;
  • project kop van Midden in Heerenveen;
  • verduurzamingsagenda en investeringen Accolade;
  • de jaarlijkse vergoeding RvC en RvB;
  • oprichting commissie maatschappelijk presteren;
  • instellen tijdelijke commissie bestuurlijke vernieuwing;
  • afscheid van de heer K. Groenveld als bestuurder;
  • benoeming mevrouw M. Breeuwer als voorzitter RvC per 1 juli 2019;
  • aanpassing statuten aan de veegwet.

Leden raad van commissarissen M/V Geboorte jaar (Her) Benoemd in Zittingsperiode tot en met Commissie lidmaatschap Hoofdfunctie en nevenfuncties
De heer F. Haven M 1965 2011/2014/2017 30/6/2019 (aftredend) Voorzitter auditcommissie Nevenfuncties: Lid Raad van Advies Fintessa, mede-eigenaar Friese Rekenkameronderzoekers, lid rekenkamercommissies Littenseradiel, Opsterland, Ooststellingwerf en Weststellingwerf. Voorzitter raad van toezicht stichting Odyssee voor primair onderwijs, lid raad van toezicht stichting voortgezet onderwijs Steenwijk - Wolvega
De heer R. Winius (op voordracht van de Bewonersraad) M 1956 2011/2014/2017 30/6/2019 (aftredend) Voorzitter RvC, Lid remuneratie-commissie Onderwijsdirecteur school voor Zorg, Service en Welzijn Friesland College en zelfstandig ondernemer Veranderingsbureau 5D. Nevenfuncties: geen
Mevrouw M. P. C. Breeuwer V 1963 2017 9/10/2021 (herbenoembaar) Voorzitter remuneratie-commissie Advocate/bedrijfskundige. Nevenfunctie: Docent Hanze Hogeschool t/m 31-8.
De heer S. J. C. Gaastra (op voordracht van Ho-stess) M 1961 2018 24/4/2022 (herbenoembaar) Voorzitter commissie maatschappelijk presteren Consulent Woonbond. Nevenfuncties:
Lid huurcommissie, docent VTW
De heer A. H. M. Gijsbers M 1965 2018 24/4/2022 (herbenoembaar) Lid auditcommissie Directeur eigenaar MMT Projecten BV
             
             
             
             

Auditcommissie

De auditcommissie kwam in 2018 drie keer bijeen. In de auditcommissie zijn de rapportages en de verklaringen van de onafhankelijke accountant aan de orde geweest. Daarnaast besprak de commissie de volgende onderwerpen:

  • treasury jaarplan 2018;
  • management letter 2017;
  • projectenrapportages;
  • ontwikkelingen verkoop woningen;
  • accountantsverslag, bestuursverslag en jaarrekening 2017;
  • management rapportages;
  • normen stichtingskosten;
  • evaluatie accountant;
  • controleplan 2018;
  • evaluatie projecten 2017;
  • de begroting en meerjarenbegroting 2019.

2.2 Uitoefenen toezichttaak

De RvC verzamelde in 2018 actief informatie en kennis binnen en buiten Accolade. Op onafhankelijke wijze voerden ze hun taak uit. Ze haalden en brachten informatie. Onder andere via rapportages en documenten. Alle informatie is volgens het reglement Raad van Commissarissen ter beschikking gesteld. Deze documenten stonden op de agenda voor de vergaderingen van de RvC. Door de RvB voelen zij zich uitgenodigd om samen na te denken en gedachten van de RvB aan te scherpen. De RvC gaf opdracht aan onafhankelijk accountantsbureau PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. om het bestuursverslag en de jaarrekening 2018 te controleren. De RvC nam kennis van de verklaringen en rapportages.

In 2017 zette Accolade in op meer betrokkenheid van de RvC bij het maken van beleid. En meer verdieping hierbij. In 2018 zetten we deze lijn voort. Daarom organiseerde Accolade ook de themabijeenkomsten. De themabijeenkomst over de verduurzaming van Accolade is hiervan een mooi voorbeeld geweest.

De overleggen tussen RvC en RvB zijn zoveel mogelijk overdag op kantoor van Accolade. Op die manier kan de RvC makkelijk contact leggen met medewerkers.

Zelfevaluatie

In 2018 was er een interne zelfevaluatie van de RvC. Ze benoemden een aantal thema’s en bespraken wat goed gaat en wat beter kan. Daarna ging de RvC hierover met elkaar in gesprek. Hier kwam een top drie uit van zaken die goed gaan. En een top drie van verbeterpunten.  

Ook keek de RvC naar individuele opleidingsbehoeften. De RvC is in 2018 tevreden over de samenstelling en de kwaliteit van het toezicht. De RvC is weer volledig. En de vaardigheden, competenties en deskundigheid passen goed bij elkaar. Net als de verschillende Insightskleuren. Deze kleuren staan voor de gedragsvoorkeuren van de mensen binnen de RvC.

Er is een goede taakverdeling tussen de verschillende leden. De voorzitter speelt kort op de bal. Het toezicht is hierdoor intensiever geworden. Met elkaar wordt in openheid gesproken. Al met al is er vertrouwen in elkaar. Dat wenst de RvC te behouden. Mede met het oog op het naderende vertrek van twee leden in 2019.   

De RvC benoemde drie verbeterpunten voor Accolade:

  1. een betere vastlegging van besluiten en actiepunten in notulen van vergaderingen;
  2. meer tijd voor vooroverleg van vergaderingen;
  3. nog meer verdieping in themasessies. 

Tot slot constateren we dat de relatie met het bestuur om continue aandacht vraagt. We spraken af dat we een keer in de vier weken een informeel overleg plannen tussen een afvaardiging van de RvC en het bestuur.

2.3 Contacten met belanghouders

De RvC overlegt met diverse belanghouders van Accolade. Dit gebeurt op zowel formele momenten als informele.

De Bewonersraad Friesland

In oktober bezocht een delegatie van de RvC het minisymposium van de Bewonersraad. Dit organiseerden ze vanwege hun 25-jarig bestaan. Het symposium stond in het teken van duurzaamheid. Sprekers waren Diederik Samson, voorzitter klimaattafel gebouwde omgeving, en Ruud Feltenaar, TEDx-spreker, trendwatcher, inspirator en filosoof.

Ho-stess

Daarnaast overlegde de RvC met de gezamenlijke huurdersverenigingen Heerenveen, Joure en Sneek. Men sprak over de nieuwe directiestructuur en borging van de financiële continuïteit vanwege het vertrek van een van de bestuurders. Daarnaast spraken ze over het initiatiefrecht van huurders bij verduurzaming.

Overlegpodium

Tussen de RvC en het overlegpodium was in 2018 twee keer overleg. Besproken onderwerpen waren:

  • co-creatie;
  • de relatie tussen Accolade en het overlegpodium;
  • de toekomstige bestuurssamenstelling;
  • de toenemende financiële druk op corporaties vanuit den Haag.

De RvC constateerde tevredenheid bij het overlegpodium over de ruimte die zij ervaren om thema’s samen op te pakken. Het overlegpodium geeft aan dat de relatie tussen hen en Accolade is verbeterd. De RvC is hier tevreden mee, omdat daar een periode met schuring aan vooraf is gegaan.

OR

In 2018 heeft de RvC kennis gemaakt met de nieuwe OR. Daarna is er overleg geweest met de OR om het vertrek van de bestuurder te bespreken.

Commissie Maatschappelijk Presteren

In 2018 besloot de RvC een commissie Maatschappelijk Presteren in het leven te roepen. Doel hiervan is de verbinding met de maatschappij en toegankelijkheid van de RvC voor belanghouders vorm te geven. Zo ontstaat een actieve opstelling richting belanghouders.

Dit vloeit ook voort uit principe 4 van de Governancecode: ‘Bestuur en RvC gaan in dialoog met belanghebbende partijen’. De commissie Maatschappelijk Presteren krijgt verder vorm in 2019. De relatie met belanghouders van Accolade staat hierin centraal. Het gaat vooral om maatschappelijke thema’s zoals: betaalbaarheid, duurzaamheid, leefbaarheid en wonen & zorg.

2.4 Permanente Educatie

De leden van de Raad van Commissarissen en de leden van de Raad van Bestuur moeten vanuit hun functie voldoen aan de eisen van Permanente Educatie. Permanente Educatie is belangrijk om kennis van de RvC en het bestuur op niveau te houden. In 2017 en 2018 staat het aantal PE punten voor RvC-leden op minimaal 5 PE-punten per kalenderjaar. Een overzicht van de behaalde PE punten in 2018 ziet u hieronder.

Naam RvC lid Behaalde punten in 2018
De heer F. Haven 5
De heer R. Winius 6
Mevrouw M. Breeuwer 5
De heer S. Gaastra 6
De heer A. Gijsbers 12

Voor de bestuurders van woningcorporaties geldt dat zij in drie jaar tijd minimaal 108 PE-punten moeten halen bij een geaccrediteerde opleidingsaanbieder.

Naam bestuurder Aantal behaalde PE-punten over 2016/2017/2018
de heer R. Swart 110
mevrouw J.A. Hartholt 87

Tot nu toe hebben de bestuurders bovenstaand aantal punten behaald. De driejaarsperiode loopt van 1 augustus 2016 t/m 31 juli 2019.

2.5 Bezoldiging RvB en RvC

Bezoldiging RvB

Het bestuur van Accolade bestaat op 31 december 2018 uit de heer R. Swart en mevrouw J.A. Hartholt. De bestuurders zijn per 17 september 2012 benoemd. In 2016 zijn ze opnieuw benoemd voor een tweede periode van vier jaar.

De heer K.P. Groenveld is per 1 november 2018 teruggetreden als bestuurder van Stichting Accolade.

Vanaf 1 januari 2013 is de Wet Normering Topinkomens van kracht (WNT). Voor 2018 is de maximale beloning voor topfunctionarissen woningcorporaties vastgesteld op € 189.000 (2017: € 181.000). Accolade is onder verdeeld in klasse G, waarvoor een maximum van € 176.000 geldt.

De RvC van Accolade heeft voor de bestuurders het maximum inkomen vastgesteld op € 140.800. Dit is tachtig procent van de WNT voor de beloning inclusief beloning op termijn, maar exclusief de fiscale bijtelling over de zakelijke auto.

De heer R. Swart heeft in 2019 een bedrag van € 132 terug betaald. Dit betreft een correctie van een gebruteerde vergoeding, ontvangen in 2018.

bedragen x € 1 R. Swart J.A. Hartholt K.P. Groenveld
Functiegegevens directeur-bestuurder directeur-bestuurder directeur-bestuurder
  Voorzitter Lid Lid
Beloning plus belastbare onkostenvergoedingen 120 608 120 476 120 476
Beloningen betaalbaar op termijn 20 316 20 316 20 316
Totaal (maximum € 140.800) 140 924 140 792 140 792
Fiscale bijtelling auto 1 534 3 865 0
Totaal bezoldiging 142 458 144 657 140 792

Nevenfuncties Raad van Bestuur

mevrouw J.A. Hartholt::

  • vicevoorzitter Raad van Toezicht bij CSG Liudger in Drachten (bezoldigd).
     

de heer R. Swart:

  • voorzitter bestuur Platform GEEF (onbezoldigd)
  • lid Raad van Toezicht bij stichting De Friesland. Dit is onderdeel van de Friesland Zorgverzekeraar (bezoldigd).
  • lid Raad van Toezicht RTV Noord (bezoldigd)

Bezoldiging RvC

Voor de leden van de RvC geldt in de WNT een maximum beloning over 2018 van tien procent respectievelijk vijftien procent van de maximale WNT-bezoldiging die geldt voor Accolade. De VTW stelt voor de beloning van de leden en de voorzitter van de RvC een lagere vergoeding vast. Als lid van de VTW hanteert de RvC dit maximum.

bedragen x € 1      
  Raad van Commissarissen   Raad van Commissarissen
  Voorzitter   Lid
Totale bezoldiging 20 250   13 500
       
WNT maximum 26 400   17 600
VTW maximum 20 250   13 500

Zowel de WNT-norm als de VTW-norm worden niet overschreden.

Meer informatie over de beloningen van het bestuur en RvC-leden staat in  hoofdstuk G van de jaarrekening. De nevenfuncties van de RvC staan in paragraaf 2.1.