Verslag Raad van Commissarissen

2.1 Samenstelling Raad van Commissarissen

De samenstelling van de Raad van Commissarissen en de Raad van Bestuur van Accolade is volgens het statuut. We voldoen hiermee aan de wettelijke voorschriften. Per 31 december 2017 bestond de RvC uit de volgende leden:

  • de heer R. Winius, voorzitter Raad van Commissarissen en lid remuneratiecommissie;
  • de heer F. Haven, lid Raad van Commissarissen en voorzitter auditcommissie;
  • mevrouw M. Breeuwer, lid Raad van Commissarissen, voorzitter van de remuneratiecommissie

In 2017 is de samenstelling van de Raad van Commissarissen veranderd. In juli namen we na een periode van acht jaar afscheid van de heer R. van der Bijl. Daarnaast stopte mevrouw R. E. Bouius in september. Haar nieuwe functie bij de Provincie Friesland bleek onverenigbaar met haar rol als commissaris bij Accolade.  

In 2017 wierven we twee nieuwe commissarissen. Beide vacatures zijn opengesteld volgens de procedure zoals beschreven in het reglement van de RvC. Dit houdt in dat we de leden van de RvC openbaar selecteren en werven. Voor een van deze vacatures doet de huurdersbelangenvereniging een bindende voordracht. Daarom maakten we procedureafspraken met de huurdersverenigingen uit Heerenveen, Joure en Sneek. Gezamenlijk stelden we een profiel op. De selectiecommissie voor deze vacature bestond uit een delegatie van de huurdersverenigingen en RvC.

Op basis van diverse gesprekken zijn twee nieuwe kandidaten geselecteerd. Na een goed doorlopen fit en proper procedure zijn ze benoemd. De heer J. Veuger is in juli benoemd op voordracht van de huurdersverenigingen Heerenveen, Joure en Sneek. Mevrouw M. Breeuwer is in oktober benoemd. De heer Veuger heeft om hem moverende redenen zijn lidmaatschap van de RvC in december beëindigd.

Rooster van aftreden

Rooster van aftreden
Leden raad van commissarissen M/V Geboorte- jaar (Her-) benoemd in Zittings- periode tot en met Commissie lid- maatschap Hoofdfunctie en nevenfunctie
De heer F. Haven M 1965 2011 / 2014 / 2017 30/6/2019 (aftredend) Voorzitter audit- commissie Nevenfuncties: Lid Raad van Advies Fintessa, mede-eigenaar Friese Rekenkameronderzoekers, lid raad van toezicht openbaar onderwijs Harlingen, lid rekenkamercommissies Littenseradiel, Opsterland, Ooststellingwerf en Weststellingwerf.
De heer R. Winius (op voordracht van het HDBF) M 1956 2011 / 2014 / 2017 30/6/2019 (aftredend) Lid remuneratie- commissie Onderwijsdirecteur school voor Zorg, Service en Welzijn Friesland College en zelfstandig ondernemer Veranderingsbureau 5D. Geen nevenfuncties.
Mevrouw M. P. C. Breeuwer V 1963 2017 9/10/2021 (her- benoembaar) Voorzitter remuneratie- commissie Advocate/ bedrijfskundige. Nevenfunctie: docent Hanze Hogeschool

Bijeenkomsten intern toezicht en besluiten

In 2017 waren er vijf reguliere vergaderingen van de RvC met het bestuur. Daarnaast heeft de RvC drie themabijeenkomsten gehad. De volgende onderwerpen zijn daarbij besproken: intern functioneren van de RvC, het Strategisch Voorraad Beleid van Accolade en remunereren.

In juni was er een eendaagse bijeenkomst met het bestuur van Accolade. Hierbij stonden ze uitvoerig stil bij het SVB en de te maken prestatieafspraken.

In oktober bezocht de RvC samen met het bestuur en een afvaardiging van de OR een aantal projecten in Sneek en Franeker. In Sneek is de RvC geïnformeerd over het participatieproject ‘Buurtmakers’, een focusproject over zeggenschap, in de Willem de Zwijgerstraat. Ook bezochten ze woongebouw ‘de Waterman’. Dit appartementengebouw bestaat uit een aantal zorgwoningen en reguliere huurappartementen. In Franeker is een rondleiding gedaan in de bibliotheek, die in bezit is van Accolade. Deze bibliotheek is gevestigd in het mooie voormalige R.C. Vereenigingsgebouw uit 1909. Tot slot is het Skoalhûs bezocht. Hier is de mogelijkheid tot begeleid zelfstandig wonen. De RvC vindt deze wijze van projecten bekijken waardevol en inspirerend. En een goede manier om informeel met elkaar in contact te komen.

De RvC gaf in de vergaderingen goedkeuring aan:

  • jaarverslag en jaarrekening 2016;
  • bijstellen van de begroting 2016 als gevolg van een hogere Vpb;
  • herbenoemen van de de heren F. Haven en R. Winius als lid van de raad van commissarissen;
  • benoeming van de heer J. Veuger en mevrouw M. Breeuwer als lid van de RvC;
  • remuneratierapport 2016;
  • Strategisch Voorraad Beleid;
  • aanpassing financieel reglement;
  • biedingen aan de gemeente (prestatieafspraken);
  • begroting 2018;
  • aanpassing statuten en verkoop deelnemingen.

Auditcommissie

In 2017 ging de investeringscommissie op in de auditcommissie. De auditcommissie kwam in 2017 drie keer bijeen. In de auditcommissie zijn de rapportages en de verklaringen van de onafhankelijke accountant aan de orde geweest. Daarnaast zijn onder andere de volgende onderwerpen besproken:

  • treasury jaarplan 2017;
  • management letter 2016;
  • projectenrapportages;
  • bestuursverslag en jaarrekening 2016;
  • fiscale meerjarenplanning;
  • evaluatie projecten opgeleverd in 2016;
  • vastgoedbank;
  • evaluatie accountant;
  • controleplan 2017;
  • de begroting en meerjarenbegroting 2018.

De Auditcommissie adviseerde in 2017 daarnaast positief over het project tijdelijke huisvesting in Sneek. Hier worden twintig verplaatsbare woningen gerealiseerd.  

2.2 Uitoefenen toezichttaak

De RvC verzamelde in 2017 actief informatie en kennis binnen en buiten Accolade. Op onafhankelijke wijze hebben zij hun toezichthoudende taak uitgevoerd. Ze haalden en brachten informatie. Onder andere via rapportages en documenten. Alle informatie is volgens het reglement Raad van Commissarissen ter beschikking gesteld. Deze documenten werden op de agenda gezet voor de vergaderingen van de RvC. Op deze manier delen ze kennis. Door de RvB voelen zij zich uitgenodigd om gezamenlijk na te denken en gedachten van de RvB aan te scherpen. De RvC gaf opdracht aan onafhankelijk accountantsbureau PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. om het bestuursverslag en de jaarrekening 2017 te controleren. De RvC nam kennis van de verklaringen en rapportages.

 

De RvC keek naar de wijze waarop zij hun toezichttaak uitoefenen. De conclusie is dat ze nadrukkelijker betrokken willen zijn bij het tot stand komen van beleid. Zij willen daarin ook de verdieping zoeken. Dit kwam onder andere naar voren uit de zelfevaluatie van 2016. Het leidde ertoe dat er een aantal themabijeenkomsten zijn georganiseerd zoals SVB, remuneratie bestuur en RvC. Het gesprek tussen bestuur en RvC over het SVB nam hierdoor meer tijd. De raad doorgrondde zo echt hoe de uiteindelijke keuzes tot stand kwamen. Uit de zelfevaluatie en de visitatie blijkt, dat zowel de raad als het bestuur nadrukkelijk een verbetering zien. Met name in het inhoudelijke gesprek rond een aantal strategische vraagstukken. 

2.3 Contacten met belanghouders

De RvC overlegt met diverse belanghouders van Accolade. Dit gebeurt op zowel formele momenten als informele. De raad wil meer zichtbaar zijn voor de organisatie Accolade. Daarom vinden zoveel mogelijk alle overleggen overdag plaats op kantoor van Accolade. Op die manier kan de RvC makkelijk contact leggen met medewerkers. Tijdens de jaarlijkse werkbezoeken sprak de RvC met verschillende huurders. In 2017 ging de RvC een dagdeel mee met de buitendienst. Op die manier kreeg het (klachten)onderhoud vanuit de medewerkers een gezicht. Maar ook ontmoetten de leden van de RvC de huurders die de klacht doorgaven.

Daarnaast overlegde de RvC met de gezamenlijke huurdersverenigingen Heerenveen, Joure en Sneek. In dit overleg stond de omgang en huisvesting van verwarde personen centraal. Tussen de RvC en het overlegpodium was in 2017 twee keer overleg. Centraal thema daarbij was de schuring tussen het overlegpodium en Accolade. Het overlegpodium was ontevreden over de samenwerking en de houding van Accolade. Zij ervaarden een groot verschil tussen de woorden en het gedrag bij Accolade. In woord was Accolade een corporatie die de beide huurdersorganisaties graag zien. Maar in gedrag ervaarden zij Accolade als conservatief, afwerend en hooghartig. De slogan ‘Alleen ga je sneller, samen kom je verder’, zagen de huurdersorganisaties niet in het gedrag van de corporatie terug. Ook uitte het overlegpodium de wens om meer zaken in co-creatie op te pakken. De ontstane schuring leidde tot een heisessie. Accolade en het overlegpodium zochten onder begeleiding van een externe naar oplossingen. In december zijn de gemaakte afspraken tijdens de heisessie geëvalueerd. Uitkomst was dat beide partijen tevreden zijn met de opvolging van de afspraken. En de wijze waarop de contacten nu verlopen. Als toezichthouder heeft de RvC dit proces nauwlettend gevolgd.

Het overleg tussen de RvC en de Ondernemingsraad vond plaats in oktober. Dit gesprek stond in het teken van ‘idealisme’ versus ‘realisme’.  Aan de ene kant zijn er veel idealen. Bijvoorbeeld op het gebied van duurzaamheid. Aan de andere kant is er het financiële realisme van wat kan en wat niet kan.

2.4 Permanente Educatie

De leden van de Raad van Commissarissen en de leden van de Raad van Bestuur moeten vanuit hun functie voldoen aan de eisen van Permanente Educatie. Permanente educatie is belangrijk om kennis van de RvC en het bestuur op niveau te houden. In 2017 en 2018 is het aantal PE punten voor RvC-leden vastgesteld op minimaal 5 PE-punten per kalenderjaar. Deze richten zich op de ontwikkeling van competenties. En de ontwikkeling van beroepsvaardigheden die van belang zijn voor een corporatiecommissaris. Een overzicht van de behaalde PE punten in 2017 ziet u hieronder.

PE punten RvC

PE punten RvC
Naam RvC lid Behaalde punten 2017
De heer F. Haven 6
De heer R. Winius 16
Mevrouw M. Breeuwer n.v.t.*

*Mevrouw M.Breeuwer is per 10/10/2017 commissaris, een opleidingsplan volgt in 2018.

Daarnaast vond eind 2017 weer een zelfevaluatie plaats van de RvC. Dit gebeurde onder begeleiding van dezelfde externe begeleider als in 2016. De zelfevaluatie vond plaats met de drie huidige leden van de raad. Daarom zijn nieuwe afspraken over werkwijzen voor 2018 aangehouden. Dit zodat de nieuw te werven leden daarin ook hun aandeel kunnen leveren. De zelfevaluatie spitste zich dus toe op de genoemde actiepunten uit het verslag over 2016. Na bespreking van de actiepunten uit het verslag van 2016, was de conclusie dat de raad op alle punten de actiepunten heeft uitgevoerd en gerealiseerd. Daarmee heeft de raad een volgende stap gezet in haar werkwijze. Ondanks de vele mutaties op basis van de zelfevaluatie in 2016. Halverwege 2018 zullen de nieuwe leden betrokken worden in het gesprek over deze conclusie. De huidige werkwijze kan dan eventueel aangevuld worden met nieuwe gezichtspunten van de nieuw te benoemen leden. Of het kan aangepast worden als gevolg van nieuwe ontwikkelingen in het toezichtkader van de sector.

Voor de bestuurders van woningcorporaties geldt dat zij in drie jaar tijd minimaal 108 PE-punten moeten halen bij een geaccrediteerde opleidingsaanbieder. Voor 2015, 2016 en 2017 hebben de bestuurders van Accolade het volgende aantal punten behaald.

PE punten RvB

PE punten RvB
Naam bestuurder Aantal behaalde PE-punten over 2015/2016/2017
de heer K.P. Groenveld 1.092
de heer R. Swart 203
mevrouw J.A. Hartholt 111

2.5 Bezoldiging RvC en RvB

Het bestuur van Accolade bestaat op 31 december 2017 uit de heer R. Swart, de heer K.P. Groenveld en mevrouw J.A. Hartholt. De bestuurders zijn per 17 september 2012 benoemd en in 2016 herbenoemd voor vier jaar.

Vanaf 1 januari 2013 is de Wet Normering Topinkomens van kracht. Voor 2017 is de maximale beloning voor topfunctionarissen woningcorporaties vastgesteld op € 181.000. Vanaf 1 januari 2014 geldt een klasse-indeling. Deze hangt af van de omvang van de corporatie en de omgeving waarin de corporatie werkzaam is. Accolade valt in klasse G. Voor deze klasse bedraagt de WNT-norm voor 2017 € 170.000. De bezoldiging van de bestuurders is voor salaris en WG-deel pensioenbijdrage op 80 procent van deze norm. Het ligt daarmee onder de WNT-norm. Dit is door de RvC vastgesteld. 

Voor de leden en de voorzitter van de RvC geldt in de WNT een maximale beloning per kalenderjaar van tien procent respectievelijk vijftien procent van de maximale bezoldiging die geldt voor Accolade. De VTW stelt voor de beloning van de leden en voorzitter van de RvC een lagere norm vast. Accolade hanteert deze. De maximale beloning van de leden en voorzitter bedraagt respectievelijk maximaal € 13.090 en € 19.635. De WNT-norm voor de Raad van Bestuur en Raad van Commissarissen wordt niet overschreden.

Voor meer informatie over de beloningen en nevenfuncties van het bestuur verwijzen we naar Bijlage 6.

Beoordeling en bezoldiging

In december 2017 vond de jaarlijkse remuneratie van het bestuur plaats. De RvC concludeerde dat de in december 2012 gemaakte afspraken, geactualiseerd in 2017, zijn nagekomen. Dit heeft geleid tot een positieve beoordeling van het bestuur. De RvC hanteert ook in 2018 de 80 procent norm van de WNT bij de beloning van het bestuur.

Tenslotte

De medewerkers en het bestuur van Accolade hebben ook in 2017 weer bijzondere prestaties neergezet. Die kwamen heel goed tot uiting in de resultaten van de visitatie van Accolade. Natuurlijk door een mooi gemiddelde van 7,4 en door de volgende quote: “De visitatiecommissie heeft een heel positief beeld van Accolade en haar prestaties over de afgelopen periode. Ze vindt dat Accolade grote stappen heeft gemaakt.”  

Het mooiste compliment dat de visitatiecommissie kan geven, is dat zij vond dat de organisatie een open en ontspannen indruk maakte. Er werd niet vooraf met een strak programma gestuurd door de RvB. Ze kozen er juist voor om medewerkers zelf het verhaal te laten doen. Zo kwamen medewerkers van Accolade spontaan op de commissie af en gingen in gesprek met de commissie. Verschillende bedrijfsonderdelen begeleidden de commissie zelf. Zonder dat het bestuur daarbij was. Dit werd door de commissie gezien als een bewijs dat het beleid op papier ook daadwerkelijk zichtbaar was tijdens het bezoek.

Daarmee toont de organisatie aan dat zij transparant is en in een open cultuur werkt. Medewerkers nemen zelf de ruimte en verantwoordelijkheid. In het jaarverslag van 2016 stond deze alinea al:

 “Er worden andere eisen aan de organisatie gesteld. Daarbij passen medewerkers die zelf regie voeren over de inhoud van het werk. Het Bewust Werken en het bedenken van slimme oplossingen.”

Slimmer en goedkoper zorgt ervoor dat Accolade zoveel mogelijk haar middelen inzet voor onze huurders. In een steeds ingewikkelder wordende samenleving met veel maatschappelijke vraagstukken die onze doelgroepen raken. Dat is waar Accolade voor staat en wil staan. Ze doet dat met een grote betrokkenheid van haar medewerkers.

 

de heer R. Winius

Voorzitter Raad van Commissarissen