Interne organisatie

10.1 Algemeen

Veranderingen gaan sneller dan ooit. Flexibiliteit is een must, als je met succes je strategische doelen wilt behalen. Onmisbaar voor dat succes is dat je steeds de inzet van de juiste medewerkers hebt. Op de juiste plek en op het juiste moment. Het is belangrijk dat er voldoende kwantitatief en kwalitatief arbeidspotentieel is. En dat medewerkers mee willen gaan in de ontwikkelingen die er zijn. Zo zorgen we ook op langere termijn voor een gezonde bedrijfsvoering.

Strategisch personeelsplan

Met input van directie en managers verscheen in 2016 het strategische personeelsplan tot 2020. Richtinggevend hiervoor waren de ondernemingsstrategie, de strategische doelen op het gebied van Organisatie en Medewerkers en onze kernwaarden. De focus lag in 2016 en 2017 vooral op:

  • de aanname van jongere medewerkers;
  • oplossingsgericht ziekteverzuim;
  • het vergroten van de duurzame inzetbaarheid van medewerkers.

Begin 2018 herijken we het strategisch personeelsplan.

Bewust Werken

Onze medewerkers werken bewust. Uitgangspunt is het vermogen van de medewerker om nu en in de toekomst toegevoegde waarde te leveren. En daarbij zelf ook meerwaarde te ervaren. Bewust werken doet een beroep op de verantwoordelijkheid en het eigenaarschap van de medewerker. Het geeft ruimte aan de medewerker om het hoe van zijn functie zelf in te vullen.

In februari 2017 vierden we de feestelijke opening van het kantoor in Heerenveen. Deze verbouwden en verduurzaamden we in 2016. Zowel huurders als medewerkers en hun familie nodigden we uit voor een open dag. De medewerkers van Accolade kunnen nu een werkplek kiezen die op dat moment het beste past bij het werk. Bovendien zijn er meer mogelijkheden om elkaar te ontmoeten en om samen te werken. Zo is Het Plein een centrale ruimte waar men koffie en thee haalt, maar ook overleg met elkaar heeft.

Formatie

In de tabel de verdeling van het aantal medewerkers en fte per 31 december 2017.

Organisatie Aantal medewerkers Aantal fte
Accolade 158 136,98
Loopbaaninitiatief 2 1,11
Roeg & Roem 1 0,44

We huurden daarnaast nog medewerkers in. Dit kwam neer op 4,1 fte. Stagiairs tellen we hierbij niet mee. In 2017 kwamen zes nieuwe medewerkers in dienst. Twaalf medewerkers verlieten de organisatie.

Stages

Wij zijn een maatschappelijke organisatie. We vinden het belangrijk studenten de kans te geven op allerlei gebieden bij ons hun vak te leren.

Achttien scholieren en studenten liepen in 2017 stage bij ons. Hiervan rondden twaalf hun stage in 2017 ook af. Van de overige zes komt in 2018 een eind aan hun stage. Daarnaast rondden vijf andere stagiaires hun stage in 2017 bij ons af. Zij waren in 2016 al met hun stage begonnen. Het gaat hierbij om snuffelstages, meeloopstages, onderzoeksstages en afstudeerstages. De leerlingen van Toolz tellen we hierbij niet mee.

Ontwikkeling en inzetbaarheid

Accolade valt en staat met de medewerkers die er werken. Medewerkers zijn de toekomst. Ze zijn erg belangrijk voor het succes van de organisatie. Daarom investeren we stevig in ontwikkeling. We houden hierbij rekening met de strategie van de organisatie en de doelen die we hebben. De ontwikkelingen in de maatschappij gaan snel. Als organisatie willen we daar op tijd op inspelen.

Ook in 2017 begeleidden, ondersteunden en faciliteerden we medewerkers. Om hun werk nu en in de toekomst goed te kunnen blijven doen. Daarnaast stimuleerden we medewerkers om hun individueel ontwikkelingsbudget in te zetten. En te kijken naar eventuele subsidiemogelijkheden. Een mooi succesverhaal is de medewerkster die eind 2017 in aanmerking kwam voor de scholingsvoucher van Flow. Hiermee betaalde ze een deel van haar opleiding.

Verbindingsgesprek en persoonlijk budget

In 2017 spraken we met de OR af om onze functionerings- en beoordelingssystematiek anders vorm te geven. We willen dat de medewerkers meer werken vanuit eigen regie en verantwoordelijkheid. Het huidige systeem paste hier niet meer bij. Met de OR spraken we af dat het aantal gesprekken per jaar van drie naar één gaat. Dit gesprek noemen we een verbindingsgesprek. In dit gesprek staat de ontwikkeling van de medewerker en het reflecteren hierop centraal. Medewerkers en leidinggevenden plannen het gesprek wanneer ze daar zelf behoefte aan hebben. Vorm en inhoud van het gesprek staan vrij.

Dit en de invoering van een persoonlijk budget legden we voor aan de medewerkers. Dit deden we tijdens een bijeenkomst in december 2017. De medewerkers waren unaniem voorstander van de invoering van een persoonlijk budget voor duurzame inzetbaarheid. Met dit budget van in totaal € 2500 per jaar bepaalt de medewerker zelf wat hij nodig heeft. Om nu en ook in de toekomst waarde toe te voegen en goed te functioneren. De medewerker kan het budget besteden aan opleidingen, maar ook aan leefstijl en het zorgen voor een goede balans tussen werk en privé.

Loopbaaninitiatief

Loopbaaninitiatief is een samenwerking van achttien woningcorporaties in Noord-Nederland. We ondersteunen onze medewerkers bij hun loopbaanontwikkeling. Zodat zij nu en in de toekomst van toegevoegde waarde zijn op de arbeidsmarkt. Loopbaaninitiatief voert loopbaangesprekken en biedt trainingen aan. Daarnaast doen ze CV checks en organiseren ze uitwisselingen bij andere organisaties.  Op hun website staan vacatures en aangeboden talenten. Binnen Loopbaaninitiatief werken een coördinator en een loopbaanadviseur. Vaak samen met een stagiaire.

Loopbaaninitiatief vierde in 2017 haar tienjarige jubileum met een event in het voetbalstadion van FC Groningen. Het was een inspirerende dag met een positieve sfeer en volop keuzes in workshops. Gerard Kemkers, Johannes Osinga en Bart van den Belt namen de deelnemers mee in de ontwikkelingen van nu en de toekomst. En de Vrije Denkers schudden ons wakker.
Eén van de hoogte punten van de dag was de Inspiratietafel. Aan tafel zaten collega’s en oud-collega’s van corporaties. Zij vertelden over de stappen die ze maakten in hun loopbaan. Ook vertelden zij hoe zij hun dromen omzetten in acties. Mooie persoonlijke en inspirerende verhalen!

Noorderlink

Vanuit Loopbaaninitiatief werken de corporaties samen onder de naam Samenwerkende Woningcorporaties in Noorderlink. Noorderlink is een samenwerkingsverband van een aantal grote bedrijven en organisaties op het gebied van HRM in Noord-Nederland. Onze manager HRM zit namens Loopbaaninitiatief in het algemeen bestuur. Zij zat in 2017 ook in de programmaraad van Noorderlink. De loopbaanadviseur van Loopbaaninitiatief neemt deel aan het Platform Mobiliteit van Noorderlink.

10.2 Gezondheid en arbobeleid

Oplossingsgericht verzuimmanagement

In maart 2017 startten we binnen Accolade met Oplossingsgericht verzuimmanagement. De grondgedachte hierbij is dat medewerkers de pijlers zijn van een vitale bedrijfsvoering. Zij vormen de basis voor een goede klanttevredenheid en positieve bedrijfsresultaten. De focus ligt daarbij op de eigen verantwoordelijkheid van de medewerkers. En het geven van vertrouwen en aandacht door de leidinggevenden.

De managers volgden een training over deze methodiek. Ook was er een sessie met de bedrijfsarts over het herkennen van en reageren op stress gerelateerde klachten bij medewerkers.

Het verzuimpercentage van 2017 bedroeg 2,64 procent. Dit is een sterke daling van het verzuim ten opzichte van voorgaande jaren.

Health check

Periodiek bieden wij onze medewerkers de mogelijkheid om deel te nemen aan de health check. Dit is de opvolger van het Preventief Medisch Onderzoek (PMO) en het Periodiek Arbeids Geneeskundig Onderzoek (PAGO). In november en december 2017 organiseerden we deze onderzoeken. Nieuw is dat medewerkers nu zelf konden kiezen uit twee verschillende opties: TIGRA en Vitalavie. Zo kon de medewerker zelf die health check kiezen die het beste bij hem of haar past. Dit sluit aan bij het Bewuste werken. 32 Medewerkers kozen voor de health check van TIGRA. 82 Medewerkers kozen voor de health check van Vitalavie. In totaal deden 114 medewerkers mee (71%).

Sterk in je werk

De health check maakt onderdeel uit van het project Sterk in je Werk. Hierin stimuleren we medewerkers om te werken aan hun duurzame inzetbaarheid. Door de health check krijgen de medewerkers in beeld hoe ze er nu voor staan. En welke stappen ze het beste kunnen zetten om gezond, gemotiveerd en productief te blijven of worden. Om de medewerkers op weg te helpen, werkten we verschillende mogelijkheden uit. Deze mogelijkheden verdeelden we over vier categorieën:

  1. Gezond, vitaal en veilig aan het werk.
  2. Ruimte voor jouw talenten.
  3. Doe kennis en vaardigheden op.
  4. Jouw werk en privé in balans.

Deze categorieën samen geeft medewerkers een helder overzicht van alle mogelijkheden. Op het gebied van veilig, gezond en duurzaam werken. Om medewerkers kennis te laten maken met de activiteiten van Sterk in je werk organiseerden we een Sterk in je werk-markt. Voor het project Sterk in je werk kende het ESF ons een subsidie toe.

Staand en zittend werken

Zitten is het nieuwe roken. Je hoort deze uitspraak steeds vaker. Het grote probleem met zitten is dat je bloed dan niet optimaal stroomt. Bij veel zitten heb je twee keer zoveel kans op diabetes. En bijna 2,5 keer zoveel risico op hart- en vaatziekten. We proberen medewerkers te stimuleren om te bewegen tijdens de werkdag. Onder andere door zit-sta-bureaus en door deskbikes. Hiermee kunnen medewerkers zittend werken afwisselen met staand en fietsend werken. We hebben 25 werkplekken met zit-sta-bureaus en vier deskbikes.

Agressiebeleid

In 2017 kregen nieuwe medewerkers de mogelijkheid om deel te nemen aan een e-learning ‘Omgaan met emotie en agressie’. Het gaat om medewerkers die veel contact met huurders hebben. In 2016 registreerden we zeven agressie incidenten.

Bedrijfshulpverlening

Begin 2017 volgden de BHV-ers een herhalingstraining op de oefenlocatie van G4S. De BHV-ers kwamen daarnaast in 2017 eenmaal bijeen voor overleg. Ook hielden zij veiligheidsrondes in het gebouw en verleenden ondersteuning bij de open dag. De vluchtplannen in het pand actualiseerden we in 2017. En we controleerden de brandblussers, noodverlichting en EHBO-trommels. Ook kreeg de brancard in het verbouwde pand zijn nieuwe definitieve plek.

Duurzaamheid (TNS)

Eén van de thema’s uit de visie 2020 is duurzaamheid. Bij Accolade voelen we ons verantwoordelijk voor de wereld van morgen. Daarom verankeren we duurzaamheid in onze organisatie en hebben we ambitieuze organisatiedoelen gesteld voor 2040. Ons beleid en onze acties zijn in lijn met de vier uitgangspunten van The Natural Step.

Vorig jaar vergrootten we de bewustwording over duurzaamheid bij onze medewerkers. 2017 stond in het teken van werken aan onze duurzame doelen. Zo hebben we onder andere het volgende met elkaar bereikt:

  • We plaatsten 4.564 ledlampen.
  • We leverden 84 nul-op-de-meter woningen op.
  • We gebruiken 100% groene stroom.
  • We probeerden duurzamer vervoer uit: Twizzy, elektrische scooter en GTL.
  • We plaatsten 3822 zonnepanelen op onze daken.
  • We maaien minder; dat is goed voor planten en insecten.
  • In vier jaar tijd gebruikten we al 60 procent minder papier.
  • 61,5 procent van onze kantoorartikelen is groen.
  • Pennen en legitimatiepasjes zijn biologisch afbreekbaar.
  • We bespaarden elektriciteit door de vervanging van het ICT-computersysteem.
  • We kregen het fairtrade certificaat.

We zetten al veel kleine en grote stappen. Ook in 2018 zetten we stappen om onze ambitie waar te maken.

10.3 Cao/Werkkostenregeling

Cao

Onze medewerkers vallen onder de CAO Woondiensten. De CAO Woondiensten heeft een minimumkarakter. Er is ruimte voor maatwerk. De werkgever en de OR kunnen op bepaalde terreinen afspraken maken over aanvullende arbeidsvoorwaarden.

De CAO 2014-2016 liep eind 2016 af. In 2017 overlegden werkgevers- en werknemers een aantal malen over de nieuwe cao. Helaas is er nog geen akkoord. Dit betekent dat de cao 2014-2016 nog van toepassing is. Dit betekent ook dat de medewerkers in 2017 geen cao-salarisverhogingen hebben ontvangen.

Werkkostenregeling

In de werkkostenregeling zijn alle vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers loon. Een aantal hiervan kan de werkgever opnemen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Blijven de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen binnen deze vrije ruimte? Dan betalen we geen belasting en premies over het betaalde bedrag.

In 2017 bedroeg de vrije ruimte 1,2 procent van de loonsom. We benutten de vrije ruimte voor 2017 volledig. We namen € 81.173 (2016: € 83.145) aan vergoedingen en verstrekkingen op in de regeling. Door een overschrijding betaalden we € 3.059 eindheffing. Dit is meer dan voorgaande jaren.

Dit jaar was onze fiscale loonsom lager door onder andere het vertrek van een aantal medewerkers. Met de fiscale loonsom bedoelen we de basis voor de berekening van de vrije ruimte. De vrije ruimte wordt dan ook kleiner. Je bereikt dan eerder het punt waarop de eindheffing verschuldigd is. De werkkostenregeling levert toch een besparing op aan belasting- en werkgeverslasten van ruim € 23.000.

10.4 Medezeggenschap

Ondernemingsraad

In 2017 was er veel contact tussen de ondernemingsraad en de directie.

De OR adviseerde positief op het plan ‘Grip op Vastgoedsturing’. Accolade richt zich meer op resultaat gericht samenwerken in de keten bij planmatig onderhoud.
Ook stemde de OR in met een nieuw ziekteverzuimbeleid.

Tijdens vergaderingen besprak de OR vele andere onderwerpen zoals:

  • visitatie van Accolade;
  • health check van medewerkers;
  • vaststellen van collectieve vrije dagen in 2018;
  • verkiezingen OR in april 2018;
  • functionerings- en beoordelingssystematiek.

Op 31 oktober organiseerde de OR een projectenschouw. Samen met de RvC en de directie gingen ze op pad. Ze bekeken een aantal projecten in Sneek en Franeker.

De ondernemingsraad is erg tevreden over de samenwerking met de directie. Ze zetten dit in de toekomst graag op dezelfde manier voort.