Interne organisatie

11.1 Algemeen

Veranderingen gaan sneller dan ooit. Dit vraagt veel van de organisatie. Van de medewerkers die er werken. Het is belangrijk dat we steeds kunnen rekenen op de inzet van goede medewerkers. Op de juiste plek en op het juiste moment. We stimuleren medewerkers om zich mee te ontwikkelen. Zo zorgen we ook op langere termijn voor een gezonde bedrijfsvoering.

Strategisch personeelsplan

Begin 2018 herijkten we het strategisch personeelsplan. Dit deden we vanuit de ondernemingsstrategie, de strategische doelen op het gebied van Organisatie en Medewerkers en onze kernwaarden. Tijdens een bijeenkomst in Bakkeveen bepaalden we de speerpunten voor de komende twee jaar. De focus blijft liggen op de aanname van jongere medewerkers. En we blijven de duurzame inzetbaarheid van medewerkers vergroten. Dit doen we bijvoorbeeld door medewerkers stage te laten lopen op andere plekken.

Bewust Werken

Onze medewerkers werken bewust. Uitgangspunt daarbij is, dat de medewerker nu en in de toekomst toegevoegde waarde levert. En daarbij zelf ook meerwaarde ervaart. Bewust Werken doet een beroep op de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker. Het geeft ruimte aan de medewerker om het hoe van de functie zelf in te vullen.

Het bewuste werken komt op verschillende manieren tot uiting:

  • Medewerkers kiezen een werkplek die op dat moment het beste past bij het werk. Dit kan een plek zijn waar veel overleg mogelijk is, of bijvoorbeeld juist een rustige plek, of thuis.
  • ’s Avonds of in het weekend werken is mogelijk.
  • Sinds begin 2018 kiezen ze zelf hoe ze zich ontwikkelen. Dit kan door gebruik te maken van een Persoonlijk Budget. Zo kan de medewerker nog meer van meer van toegevoegde waarde zijn.

Formatie

In de tabel staat de verdeling van het aantal medewerkers en fte in 2018, per 31 december 2018.

Organisatie Aantal medewerkers Aantal fte
Accolade 156 137,41
Loopbaaninitiatief 3 1,11
Toolz 1 1
Totaal 160 139,52

In 2018 kwamen elf nieuwe medewerkers in dienst. Voor twaalf medewerkers eindigde het dienstverband. Vijf hiervan gingen met pensioen. Van twee medewerkers liep het contract af. Vier medewerkers besloten hun loopbaan ergens anders voort te zetten. Helaas overleed een medewerker.


Stages en uitzendkrachten

We huurden daarnaast nog medewerkers in, zoals ZZP’ers en uitzend-/detacheringskrachten. Dit ging om 3,83 fte. Twintig scholieren en studenten liepen in 2018 stage bij ons. Het gaat hierbij om snuffelstages, meeloopstages, onderzoeksstages en werkervaringsplaatsen. De leerlingen van Toolz tellen we hierbij niet mee.

11.2 Gezondheid en Arbobeleid

Sterk In Je Werk

We willen medewerkers tijdens hun werk bij Accolade vitaal, gezond en met plezier aan het werk houden. En dat zij nu en in de toekomst toegevoegde waarde leveren en ervaren. Om dit voor elkaar te krijgen voeren we een actief personeelsbeleid. Dit is gericht op het stimuleren van loopbaanontwikkeling, gezondheid en welzijn. De eigen regie van medewerkers staat hierbij centraal. Accolade ondersteunt hierbij.

Health check

Een health check is onderdeel van dit beleid. Onze medewerkers kozen in december 2017 uit een health check van TIGRA of een health check van Vitalavie. Een samenvatting van de uitkomsten:

  • Beide onderzoeken laten positieve resultaten zien. Bij de deelnemers van Tigra denkt 89 procent zijn huidige werk over twee jaar nog goed te kunnen doen. Als men kijkt naar de gezondheid van nu. Bij Vitalavie is dat 58 procent.
  • Beide onderzoeken geven aandachtspunten aan op het vlak van lichamelijke klachten, herstelbehoefte, werkdruk en stress. Tigra noemt daarnaast ook mentale belasting en klachten met het zicht. Vitalavie noemt in het bijzonder de veerkracht en het autonome zenuwstelsel. Bij beide onderzoeken zijn enkele medewerkers doorverwezen naar de huisarts. Bijvoorbeeld bij een hoge bloeddruk.
  • Zowel Tigra als Vitalavie benadrukken het belang van blijvende aandacht voor duurzame inzetbaarheid en vitaliteit. Beide zeggen dat het belangrijk is dat we metingen regelmatig herhalen. Ook het gesprek tussen medewerker en leidinggevende blijft belangrijk. Net als steeds opnieuw aandacht voor activiteiten binnen Sterk In Je Werk.

Sterk In Je Werk-markt

Op dinsdag 11 december 2018 organiseerden we voor de tweede een Sterk In Je Werk-markt. In de gymzaal was voor medewerkers van alles te doen. Zo was er een workshop over emotie-eten en over zitvlees. Ook woonden medewerkers een demonstratie Access Bars bij. Men kon in gesprek gaan met medewerkers van Fit20, een vitaliteitscoach, een diëtist en nog veel meer. Ruim 75 collega’s kwamen naar de Sterk In Je Werk-markt. Het was een gezellige en inspirerende bijeenkomst.

Magazine ‘Sterk! In Je Werk’

In december 2018 brachten we het Sterk In Je Werk-magazine uit. Dit magazine is door en voor medewerkers van Accolade gemaakt. In het blad staan mooie voorbeelden van stappen die medewerkers zetten om zich te ontwikkelen. Bijvoorbeeld door het opdoen van kennis en het ontplooien van talenten. Maar ook aandacht voor een gezonde leefstijl. Het magazine is heel positief ontvangen.

Ontspanning en balans

Uit de health checks bleek dat voldoende ontspanning een aandachtspunt is voor veel van onze medewerkers. Tijdens de Sterk In Je Werk-markt van 2017 was er veel belangstelling voor een proefles Yin Yoga. Sinds maart 2018 kan men op kantoor lessenreeksen volgen. De medewerkers betalen de lessen vanuit hun persoonlijk budget. Ze volgen de lessen in eigen tijd.

Ook startte er in het najaar van 2018 een traject onder de naam ‘Minder ‘aan’, Meer energie’. Dit bestaat uit drie coachgesprekken en drie korte workshops. Het heeft als doel dat medewerkers leren ontspannen en los te laten. Voor dit traject ontvingen wij subsidie van het CNV.

Ziekteverzuim

De landelijke griepgolf van eind 2017 en begin 2018 trof ook onze organisatie. We zagen een piek in januari. Het verzuim was toen 4,23 procent. Eind januari herstelden veel medewerkers weer. In maart dook er een nieuwe variant van influenza op in Nederland. Dit leidde tot een verzuimpercentage van 4,49 procent. In de tweede helft van april kwam een einde aan de landelijke griepgolf. In de maanden mei en juni daalde het percentage onder de 2,5 procent. In de zomermaanden is weinig ziekte. Dat geldt ook voor de zomer van 2018. Het verzuim in de maanden juli, augustus en september lag met 1,39 procent ruim onder onze jaarnorm van 3 procent. In de maanden november en december steeg dit percentage tot boven de 3 procent. Het gemiddelde van 2018 ligt met 2,73 onder ons vooraf gestelde doel van 3 procent.

Arbeidsomstandigheden

Ook in 2018 was er aandacht voor de veiligheid en gezondheid van medewerkers. Zo voerden we de RI&E binnen Accolade opnieuw uit. We boden dit ter toetsing aan bij onze arbodienst. De BHV-ers volgden hun jaarlijkse scholing. Ook organiseerden ze een grote ontruimingsoefening in het hoofdkantoor. Vier medewerkers ontvingen een beeldschermbril van Accolade.

Duurzaamheidsregisseurs

We werken gericht aan het behalen van onze duurzaamheidsdoelen. Daarom richtten we in 2018 voor deze doelen werkgroepen op:

  • Werkgroep Circulair;
  • Werkgroep Energierijk;
  • Werkgroep Groen is Groen;
  • Werkgroep Verantwoorde Logistiek.

De werkgroepen maken een plan om hun duurzaamheidsdoel in 2040 te halen. Een duurzaamheidsregisseur stuurt ze aan. Deze regisseur is verantwoordelijk voor het vormen, begeleiden en enthousiasmeren van de werkgroep.

In juni gingen we binnen Accolade op zoek naar deze vier duurzaamheidsregisseurs. De sollicitatieprocedure ging via pitches. Bijzonder om te horen hoe duurzaamheid leeft binnen onze organisatie. In november ondertekenden onze duurzaamheidsregisseurs een manifest. Daarin verklaren ze de komende twee jaren het verschil te gaan maken.

De duurzame medewerkersmiddag

Op 12 november organiseerden we een duurzame medewerkersmiddag. Alle medewerkers gingen aan de slag met onderwerp duurzaamheid. Samen dachten we na over hoe we onze duurzame doelen kunnen behalen. Ook presenteerden de vier duurzaamheidsregisseurs zich. Verder nodigden we een aantal externe samenwerkingspartners uit om mee te denken. En er waren inspirerende sprekers. Het was een waardevolle medewerkersmiddag. Iedereen werd gezien en gehoord. Samen zetten we de schouders onder de duurzaamheidsdoelen.

11.3 Personeelsontwikkeling en opleidingen

Persoonlijk Budget en verbindingsgesprek

De wereld om ons heen verandert snel. De banen van vandaag bestaan over een paar jaar niet meer door technologische ontwikkelingen en robotisering. En we moeten steeds langer door werken. Wij willen graag dat onze medewerkers nu en in de toekomst gezond en productief blijven werken. Daarom gaan we mee in deze veranderende wereld. Twee mooie instrumenten deden in 2018 hun intrede: het Persoonlijk Budget en het verbindingsgesprek. Het Persoonlijk Budget benoemden we ook in hoofdstuk 6.3.
Per 1 januari 2017 ontvingen alle medewerkers een Persoonlijk Budget. Dit budget is te gebruiken voor duurzame inzetbaarheid. Het doel is medewerkers zelf de regie geven over hoe ze hun duurzame inzetbaarheid vergroten. Door in jezelf te investeren blijf je fit in je werk. In het verbindingsgesprek bespreekt de medewerker met de leidinggevende hoe de medewerker werkt aan zijn of haar toegevoegde waarde. En hoe hij of zij een goede balans heeft tussen werk en privé. Dit past bij het bewuste werken. Het draagt bij aan duurzame medewerkers en daarmee aan een duurzame organisatie.

Ontwikkeling en inzetbaarheid

Medewerkers zijn de toekomst en erg belangrijk voor het succes van Accolade. We zijn continu in gesprek met de medewerkers. Tijdens deze gesprekken peilen we onder andere wat de loopbaanbehoefte bij medewerkers is. We bieden opleidingen en trainingen aan. Maar ook coachingstrajecten en loopbaangesprekken bij Loopbaaninitiatief. Zelfontplooiing in het werk is belangrijk voor de motivatie en werkvreugde van onze medewerkers. En voor hun binding met Accolade.

Accollege

Een van de manieren waarop we onze medewerkers meenemen in de ontwikkelingen is door kennissessies te organiseren. Dit zijn de zogenaamde Accolleges. Eénmaal per kwartaal nodigt Accolade een inspirerende spreker uit. In 2018 gaven we het woord aan:

  • de Vrije Denkers ‘Met doen is het nieuwe denken’;
  • Reinier de Graaf over het klimaat;
  • poepdokter Nienke Tode-Gottenbos over een gezonde darmflora;
  • Marten Venemans over de wondere wereld van de Blockchain.

Loopbaaninitiatief

Loopbaaninitiatief is een samenwerking van achttien woningcorporaties in Noord-Nederland. Loopbaaninitiatief helpt medewerkers bij hun loopbaanontwikkeling. De dienstverlening van Loopbaaninitiatief bestaat onder andere uit:

  • het voeren van loopbaangesprekken;
  • het aanbieden van trainingen;
  • CV checks,;
  • organiseren van uitwisseling/kijkjes in de keuken;
  • het bieden van een platform voor vacatures en talenten.

Binnen Loopbaaninitiatief werken een coördinator en een loopbaanadviseur. Vaak samen met een stagiaire.

Na in 2017 een groot event te hebben georganiseerd, was het in 2018 tijd voor een inspiratiemiddag. Medewerkers konden luisteren naar inspirerende sprekers. Daarnaast werd er veel energie op gedaan en genetwerkt. Ook de ontbijtbijeenkomst ‘Als Google een woningcorporatie was’ viel in de smaak. Hierbij werden de bezoekers meegenomen in de werkwijze van de eerste Digitale Woningcorporatie in Nederland.

Noorderlink

Vanuit Loopbaaninitiatief werken de corporaties samen onder de naam Samenwerkende Woningcorporaties in Noorderlink. Noorderlink is een samenwerkingsverband van een aantal grote bedrijven op het gebied van HRM in Noord-Nederland. De manager HRM van Accolade zit namens Loopbaaninitiatief in het algemeen bestuur. De loopbaanadviseur van Loopbaaninitiatief neemt deel aan het Platform Mobiliteit van Noorderlink. Noorderlink organiseerde in 2018 haar tweejaarlijkse Noorderlinkdagen in de Europese hoofdstad van 2018. In Leeuwarden was het thema ‘Werkgeluk’.

11.4 Cao/Werkkostenregeling

Cao

Onze medewerkers vallen onder de CAO Woondiensten. De CAO Woondiensten heeft een minimumkarakter. Er is ruimte is voor maatwerk. De werkgever en de Ondernemingsraad kunnen op bepaalde terreinen afspraken maken over aanvullende arbeidsvoorwaarden.

Na veel onderhandelingen is er in april 2018 een akkoord bereikt over een nieuwe cao 2017-2018.  Werkgevers- en werknemerspartijen kwamen tot afspraken over onder andere:

  • Loonsverhoging
    In juni 2018 ontvingen de medewerkers een eenmalige uitkering van 1,5 procent. Per 1 augustus 2018 volgde een structurele loonsverhoging van 3 procent.
    Ook is het loongebouw aangepast. Voor de salarisschalen C t/m H en O geldt een afbouwregeling. Voor medewerkers die op of na 1 augustus 2018 in dienst komen geldt een lager maximum. Voor de andere medewerkers geldt een aanpassingsregeling.
  • Generatiepact
    Vanaf 1 januari 2019 krijgen medewerkers van 63 jaar en ouder de mogelijkheid om minder te werken (80 procent). Hierbij houden zij hun volledige pensioenopbouw. Bij deelname aan het pact krijgen medewerkers 90 procent salaris uitbetaald. Het generatiepact heeft een looptijd van drie jaar.

Een onderdeel van de cao is het individueel loopbaanontwikkelingsbudget. Elke fulltime medewerker krijgt jaarlijks een budget van € 900. Medewerkers kunnen met dit budget zelf invulling geven aan hun ontwikkeling. Wij hebben dit budget in 2018 onderdeel gemaakt van het Persoonlijk Budget van de medewerkers.

Werkkostenregeling

In de werkkostenregeling zijn alle vergoedingen en verstrekkingen aan medewerkers loon. Een aantal van de vergoedingen en verstrekkingen kan de werkgever opnemen in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Blijven de aangewezen vergoedingen en verstrekkingen binnen deze vrije ruimte? Dan betalen we geen belasting en premies over het betaalde bedrag.

In 2018 bedroeg de vrije ruimte 1,2 procent van de loonsom (€ 76.000). Onze loonsom was dit jaar lager dan in 2017. De vrije ruimte wordt dan ook kleiner. We hebben de vrije ruimte voor 2018 helemaal benut.

Dit jaar hebben we € 432.000 aan vergoedingen en verstrekkingen in de regeling opgenomen, € 205.000 hiervan valt onder gerichte vrijstellingen. Over € 227.000 minus de vrije ruimte van € 76.000 is een eindheffing betaald van 80 procent. Dit komt neer op  € 121.000.

Dit is veel meer dan in vorige jaren. In 2018 startten we namelijk met het Persoonlijk Budget. Het Persoonlijk Budget is aangemerkt als loon voor de werkkostenregeling. We toetsen elke besteding uit het budget. Is de besteding volgens de fiscale regels niet vrijgesteld? Dan telt de uitgave mee voor de eindheffing van de werkkostenregeling. Veel van de bestedingen uit het Persoonlijk Budget vielen onder de eindheffing van de werkkosten. De medewerker betaalt deze kosten zelf uit zijn Persoonlijk Budget.

11.5 Medezeggenschap

Ondernemingsraad

In 2018 stonden er OR-verkiezingen op het programma. Zes leden traden af. Er was één herkiesbaar lid. Daarom was er behoefte aan een flink aantal nieuwe kandidaten. Prachtig om te zien was dat tien kandidaten zich beschikbaar stelden en ‘verkiezingscampagne’ voerden. Na de verkiezingen in mei vond er een overdrachtsvergadering plaats. De nieuwe OR was daarna een feit.

De OR ging twee dagen op cursus om kennis op te doen. En om elkaar beter te leren kennen. Twee OR-leden volgden de training Duurzame Inzetbaarheid en de rol van de OR.

De OR adviseerde positief over de nieuwe fietsenregeling richting directie. Ook adviseerden ze positief over de bestuurswijziging van drie naar twee bestuurders. Ook gaf de OR haar visie op de nieuwe taakverdeling tussen de twee bestuurders.

Tijdens vergaderingen kwamen diverse onderwerpen aan de orde:

  • vaststellen van collectieve vrije dagen in 2019;
  • nieuwe systematiek persoonlijk budget en verbindingsgesprekken;
  • communicatie met de achterban;
  • feestdagenregeling;
  • preventiemedewerker;
  • OR-reglement;
  • rapportage health check van de medewerkers;
  • rapportage ziekteverzuim.

De OR had de wens om het contact met de achterban te versterken. Daarom stelden ze met afdeling Communicatie & Marketing een strategisch communicatie frame op. Regelmatig publiceert de OR nieuwsberichtjes op Pluk (intranet). Ook voeren ze een op een gesprekken tussen medewerker en OR-lid. Daarnaast verstuurden ze een kerstkaart naar alle medewerkers van Accolade.
 
Op 10 oktober maakte de OR kennis met de RvC. Aansluitend was er op 11 oktober een projectenschouw in Drachten. Per fiets bezochten ze een woonvorm met begeleiding voor volwassenen met autisme. Ook ging de OR langs bij de nieuwbouw aan de Nachtegaalstraat na de gasexplosie in 2015. Tenslotte bezochten ze aan De Tuinen een woongebouw met tijdelijke woningen voor jongeren van 18 tot 27 jaar en vluchtelingen met een verblijfstatus.