Governance

4.1 Intern toezicht: Raad van Commissarissen

Per 1 mei 2015 geldt de vernieuwde governancecode. De governancecode woningcorporaties 2015 geeft richting aan de manier waarop bestuur en de Raad van Commissarissen hun werk doen. En hoe zij verantwoording afleggen over hun resultaten. De code kent vijf principes:

  1. Leden van bestuur en RvC houden zich aan waarden en normen die passen bij de maatschappelijke opdracht.
  2. Bestuur en RvC zijn aanspreekbaar en leggen actief verantwoording af.
  3. Bestuur en RvC zijn geschikt voor hun taak.
  4. Bestuur en RvC gaan in gesprek met belanghebbende partijen.
  5. Bestuur en RvC beheersen de risico’s verbonden aan hun activiteiten.

Zowel de RvC als de het bestuur staan achter de code. We nemen dit als uitgangspunt voor hoe we te werk gaan. Wij voldoen aan alle punten uit de governancecode. Daarnaast zijn wij lid van brancheorganisatie Aedes en houden ons aan de Aedes Code.

Integriteit

We verwachten van onze medewerkers dat ze integer en betrouwbaar werken. We gebruiken daarom een integriteitscode. Deze brengen we steeds onder de aandacht van de medewerkers. Elke medewerker is contractueel gebonden zich aan de integriteitscode te houden. De integriteitscode staat op onze website.

In 2018 was er één integriteitskwestie. Deze kwestie is opgepakt en geëvalueerd. We stelden vast dat elke situatie uniek is. Niet alles is in een standaard protocol te beschrijven. We benoemden een aantal verbeterpunten:

  • proactief de accountant op de hoogte stellen;
  • integriteit als terugkerend agendapunt opnemen tijdens de vergaderingen van de RvC;
  • integriteit opnieuw onder de aandacht brengen bij medewerkers in afdelingsoverleggen.

In 2018 werkten wij ook mee aan een onderzoek van de Autoriteit Wonen. Dit onderzoek ging over de wijze waarop corporaties de integriteit borgen als zij een opdracht verstrekken voor nieuwbouw, renovatie en onderhoud. De resultaten van het onderzoek bespraken we met de betrokkenen. De conclusies herkennen we. Van de negentien maatregelen die woningcorporaties kunnen nemen om op een integere manier opdrachten te verstrekken, passen wij er achttien toe. Deze maatregelen blijken goed te werken.

Wij hebben een klokkenluidersregeling. Hier staan waarborgen in voor medewerkers. Handelt iemand in strijd met de normen? Dan kan hij of zij dit melden bij de leidinggevende, het bestuur of een vertrouwenspersoon. De melding wordt onderzocht. Medewerkers die een melding doen hoeven niet te vrezen voor straffen. De klokkenluidersregeling staat op onze website.

4.2 Extern toezicht: Autoriteit Woningcorporaties

De Autoriteit Woningcorporaties houdt (extern) toezicht op woningcorporaties. Ze houden financieel toezicht maar kijken ook naar de integriteit en de prestaties van corporaties. Het interne toezicht is in handen van de Raad van Commissarissen.

De Autoriteit Woningcorporaties is onafhankelijk van de corporaties en de politiek. De autoriteit kan zelf onderzoeken starten en rapporten openbaar maken. Ook mag ze zelfstandig ingrijpen bij corporaties. Bijvoorbeeld bij het vermoeden van fraude of zelfverrijking. De Autoriteit Woningcorporaties is een onderdeel van de Inspectie Leefomgeving en Transport.

De Autoriteit Woningcorporaties controleert woningcorporaties onder meer op de volgende punten:

  • beoordelen van de integriteit van het bestuur (governance);
  • toetsen of bestuurders van corporaties en leden van de RvC geschikt en betrouwbaar zijn;
  • toestemming geven (of niet) als een woningcorporatie samenwerking zoekt met een andere corporatie of instelling;
  • beoordelen van de financiële positie van corporaties;
  • toezicht houden op dochtermaatschappijen van woningcorporaties.

De Autoriteit zegt in haar integrale oordeelsbrief 2017/2018 van 12 juli 2018 en in de oordeelsbrief 2018 van 6 november 2018 dat het niet nodig is om in te grijpen of toezichtafspraken te maken. Accolade voldoet op hoofdlijnen aan de criteria voor good-governance.

Externe onafhankelijke accountant

De controle op de jaarrekening van Stichting Accolade voert PricewaterhouseCoopers Accountants N.V. uit.

4.3 Accolade en de AVG

Op 25 mei 2018 ging de nieuwe wet Algemene Verordening Gegevensbescherming in. In 2017 startte we het proces om onze organisatie voor te bereiden op deze aangescherpte privacyregelgeving. In 2018 werkten we dit met enthousiasme en energie verder uit.  

We investeerden in het vergroten van bewustwording bij medewerkers als het gaat om het belang van bescherming van de privacy van onze huurders en woningzoekenden. En van medewerkers zelf. Daarnaast bekeken we alle processen binnen onze organisatie. We beoordeelden dit op mogelijke effecten voor de gegevensbescherming. Op basis daarvan is het zogenaamde verwerkingsregister opgesteld en ingevuld. We stelden een privacyverklaring op. Maar ook een cookieverklaring . Deze staan op onze website. Ook maakten we beleid over het omgaan met klantrechten binnen de AVG.

Privacy nemen we heel serieus. We stelden een Functionaris Gegevensbescherming aan. Dankzij de vele inspanningen in 2018 om de AVG in te voeren zijn we ‘in control’. Dit houdt in dat de belangrijkste stappen zijn gezet. Maar ook dat we nog stappen moeten zetten om helemaal 'compliant' te zijn. Met compliant bedoelen we, dat we voldoen aan de nieuwe privacywet.